Прием на работу / Форма документа / Справка
файлПрием на работу
Документ предназначен для регистрации факта заключения трудового договора с сотрудником и для оформления соответствующего приказа о приеме по унифицированной форме Т-1.
В документе указываются условия, на которых сотрудник принимается на работу.
Если в программе ведется учет по нескольким организациям, то следует указать организацию, в которую принимается сотрудник. При этом если трудовой договор оформляется в обособленном подразделении, выделенном на отдельный баланс, то его следует указать в качестве организации.
Как правило, документ вводится из карточки сотрудника, в этом случае сотрудник и организация подставляется в документ автоматически. Если документ введен независимо, то по умолчанию организация заполняется организацией, указанной текущим пользователем на его рабочем столе.
Дата документа и его номер используются при формировании печатной формы приказа о приеме (Т-1) и в качестве реквизитов приказа в личной карточке (Т-2).
Дата заполняется текущей датой компьютера, при необходимости ее можно изменить непосредственно в документе.
Номер документа формируется при его записи автоматически как следующий по порядку в виде ПОПБ-000000, где ПО – префикс организации, который можно задать в ее карточке; ПБ – префикс информационной базы, который можно задать в разделе Администрирование/Настройки синхронизации данных. Префиксы задаются для удобства различия документов, введенных в разных организациях или информационных базах. Если префиксы не заданы, то при формировании номера вместо них устанавливаются нули.
Особенности вывода номера в печатную форму приказа рассмотрены далее в разделе Проверка и печать документа.
Условия труда и другая информация указываются на разных закладках документа.
Закладка "Главное"
Место работы сотрудника задается подразделением выбранной организации. Подразделение обязательно для заполнения, т.е. для любой организации в программе обязательно должно быть описано как минимум одно подразделение.
Если в программе ведется учет по территориям, то дополнительно можно указать территорию, на которой будет выполняться работа.
Трудовая функция описывается должностью. Если в программе не ведется штатное расписание, то должность выбирается из всего списка должностей. Если в программе ведется штатное расписание, то должность выбирается из списка его позиций. При этом большинство условий приема на работу автоматически заполняются согласно условиям выбранной позиции, но могут быть изменены непосредственно в документе.
Если при настройке расчета зарплаты выбрана возможность использования тарифных групп, то помимо должности для сотрудника может указываться его фактический разряд (категория) согласно тарифной группе, указанной для должности (или позиции штатного расписания). Если указан разряд (категория):
- он будет выводиться в печатные формы и отчеты по этому сотруднику;
- условия оплаты труда (начисления) в этом документе будут заполнены с учетом тарифа, утвержденного по этому разряду (категории).
Важно правильно настроить и указать график работы сотрудника. Его данные используются при расчете начислений, зависящих от времени, при учете данных для расчета среднего заработка и т.п.
Количество ставок, на которые принимается сотрудник, используется при ведении штатного расписания. Оно позволяет понять, сколько в штатном расписании осталось вакантных ставок, используется при построении отчетов по штатному расписанию. Кроме того, количество ставок используется при формировании сведений персонифицированного учета для ПФР (в качестве параметра льготного стажа).
Количество ставок также может влиять на расчет зарплаты сотрудника, если для работающих неполное рабочее время сотрудников не указан соответствующий график работы.
Указание количества ставок доступно, если в настройках кадрового учета указано, что на предприятии практикуется работа на неполных ставках.
Начиная с указанной даты приема сотруднику будут производиться назначенные при приеме начисления, отсчитываться стаж. Т.е. эта дата является датой, с которой сотрудника фактически приступил к работе.
Продолжительность испытательного срока вводится в программу только для указания в печатной форме приказа о приеме (Т-1), также она доступна для анализа в отчетах по сотрудникам.
Если сотрудник принимается не на основное место работы, т.е. уже имеет другое место работы в этой же организации (внутренне совместительство) или в другой, в том числе входящей в само предприятие (внешнее совместительство), то следует указать соответствующий вид занятости. При этом вид занятости может определиться автоматически по уже имеющимся в программе данным о другом рабочем месте этого человека. Вид занятости сотрудника в дальнейшем может играть роль при оформлении отпусков, пособий, формировании отчетности.
Имеется возможность указать виды отпуска и положенное количество их дней (в год) для учета остатков отпусков.
Если в настройках штатного расписания выбрана возможность бронирования позиций, то при оформлении документа можно указать, что выбранная позиция забронирована указанным сотрудником. Эта позиция будет считаться занятой (отражается в отчете по штатному расписанию), но принятым на нее сотрудник считаться не будет.
После того, как принято решение о фактическом начале работы сотрудника, бронирование в документе следует снять и дооформить его обычным образом.
Закладка "Оплата труда"
Условия оплаты труда сотрудника описываются месячным плановым фондом оплаты его труда, т. е. набором плановых (постоянных) начислений с указанием их размера (размера их показателей). Также могут указываться дополнительные сведения, используемые при пересчете тарифных ставок для этого сотрудника.
Формирование плановых начислений и понятие фонда оплаты труда сотрудника подробно рассмотрены в разделе Плановые начисления и ФОТ.
Если в программе работают пользователи с ограниченными правами, то в документе присутствует флаг Приказом установлены ежемесячные начисления. Он доступен только пользователям с доступом к данным о плановой зарплате. Пока этот флаг не установлен, оформление документа считается незавершенным.
Плановые удержания регистрируются в программе отдельными специализированными документами.
Закладка "Трудовой договор"
Номер и дата трудового договора, а также условия приема на работу (текст, при необходимости, редактируется вручную) используются для формирования печатных форм трудового договора и приказа о приеме.
Дата, по которую сотрудник принимается на работу, в отличие от даты приема, используется только в печатных формах (а также при учете права сотрудника на отпуск). Факт прекращения действия трудового договора необходимо будет зарегистрировать документом Увольнение.
Для продления срочного трудового договора при окончании срока его действия предусмотрен специальный документ Продление контракта, договора.
Закладка "Дополнительно"
При приеме на работу иностранного гражданина (определяется по статусу застрахованного лица, отличному от Граждане РФ) на этой закладке появляются поля для указания дополнительных сведений. Эти сведения выводятся в печатную форму трудового договора в разделе реквизитов сотрудника.
Проверка и печать документа
Если ведется штатное расписание, то доступна кнопка Проверить, которая позволяет проверить документ на соответствие ему. При проведении документ проверяется автоматически, если включена соответствующая настройка штатного расписания.
После проведения документа доступно формирование печатных форм:
- Приказ о приеме (Т-1)
- Трудовой договор
- Трудовой договор при дистанционной работе
Некоторые особенности формирования печатной формы приказа могут быть заданы в Дополнительных настройках (раздел программы Настройка).
Имеется возможность изменить вид макета печатной формы с сохранением изменений при всех последующих формированиях этого макета (раздел программы Администрирование/Печатные формы, отчеты и обработки или меню Еще – Изменить макет… формы печати документа).