Настройка штатного расписания

Ведется штатное расписание

Ведется история изменений штатного расписания

В позиции штатного расписания используются разряды и категории

Используется "вилка" окладов и надбавок

Автоматическая проверка кадровых документов на соответствие штатному расписанию

Способ отображения надбавок в печатной форме штатного расписания (Т-3)

Использовать бронирование позиций

Ведется штатное расписание

Явного требования составлять штатное расписание и поддерживать его в актуальном виде в законодательстве не содержится, однако его отсутствие может вызвать дополнительные вопросы при проверках различными контролирующими органами, привести к наложению штрафов, осложнить увольнение сотрудников по причине сокращения штатных единиц и т. п. Законодательством штатное расписание рекомендовано составлять по унифицированной форме Т-3.
Ведение штатного расписания в программе также необязательно. Если составлять штатное расписание на предприятии не принято, например, если предприятие небольшое, имеет простую организационную структуру и систему оплаты труда, нет выделенного сотрудника или службы для этой цели, то можно вести учет в программе и без ведения в ней штатного расписания. В этом случае при приеме и переводе сотрудников необходимо будет полностью описывать место и условия их работы:

• помимо выбора подразделения выбирать должность из всего списка должностей, а не только характерных для этого подразделения;
• вручную назначать начисления, полагающиеся на этой должности в этом подразделении, и их размер.

Ведение штатного расписания в программе позволяет:

• сформировать для печати унифицированную форму Т-3 и другие печатные формы;
• принимать и переводить сотрудников, выбирая должность из списка, характерного только для выбранного подразделения (в соответствии с действующим штатным расписанием);
• при приеме и переводе сотрудников автоматически формировать список начислений и их размер, полагающийся для выбранной должности в выбранном подразделении (в соответствии с действующим штатным расписанием), с возможностью корректировки;
• при оформлении кадровых приказов контролировать их соответствие штатному расписанию;
• проводить анализ соответствия фактической штатной расстановки штатному расписанию (плану);
• для подразделения определять, сформировано ли оно или уже расформировано, для должности – включена ли она в штатное расписание или уже исключена. Благодаря этому можно видеть только актуальные подразделения и должности в соответствующих списках.

Если в программе уже ведется учет и принято решение вести штатное расписание в программе, то можно без дополнительных действий перейти на его ведение – штатное расписание сформируется автоматически по текущей расстановке сотрудников. Может лишь потребоваться внести в него некоторые коррективы (например, если имеются одинаковые позиции с разной оплатой), а также ввести вакантные позиции.

Ведется история изменений штатного расписания

Если организация имеет сложную, часто меняющуюся структуру, вносятся изменения в штатное расписание, которые проходят утверждение на различных уровнях, ведением штатного расписания занимается выделенный сотрудник или служба и т. п., то в программе для удобства ведения штатного расписания можно выбрать возможность ведения его истории. В этом случае:

• штатное расписание изменяется специальными документами Утверждение штатного расписание, Изменение штатного расписания и Индексация штатного расписания – с их помощью вводятся новые позиции, редактируются и закрываются существующие;
• ввод позиций непосредственно в штатное расписание, редактирование условий труда и закрытие позиции непосредственно из ее карточки невозможны;
• все изменения штатного расписания сохранятся, благодаря чему можно, например, сформировать отчеты по прошлым версиям штатного расписания;
• можно вернуться к старой версии штатного расписания, просто отменив регистрацию (проведение) документов, которыми в него внесены изменения.

Если же возможность ведения истории не выбрана:

• новые позиции добавляются непосредственно в справочник Штатное расписание;
• изменение условий труда для позиции отражается непосредственным их редактированием в карточке позиции, при этом сведения о ранее действующих условиях не сохраняются;
• закрытие позиции отмечается непосредственно в карточке позиции.

Если в программе уже ведется штатное расписание без возможности ведения его истории, то при включении режима ведении истории будет автоматически сформирован документ утверждения штатного расписания в соответствии с его текущим состоянием.
И, напротив, режим ведения истории можно отключить, при этом сохранится текущее состояние штатного расписания.

В позиции штатного расписания используются разряды и категории

Имеется возможность уточнять позицию разрядом (категорией) дополнительно к должности. В таком случае не придется для описания позиции заводить должности, например "Токарь 6 разряда", "Токарь 5 разряда", а можно будет завести только одну – "Токарь" и уточнить разряды при описании позиций.
При выбранной возможности указание разряда дополнительно к должности не обязательно – могут быть описаны позиции только лишь с указанием должности.

Также в программе имеется отдельная возможность указывать фактические разряды (категории) конкретных сотрудников, которые могут отличаться от разрядов, предусмотренных в штатном расписании. Эта возможность (использование тарифных групп) выбирается в настройках расчета зарплаты.

Используется "вилка" окладов и надбавок

При выборе этой возможности при описании позиций штатного расписания размер оклада и надбавок можно будет задавать в виде диапазона значений (минимум и максимум), что на практике часто называют "вилкой" окладов.

Автоматическая проверка кадровых документов на соответствие штатному расписанию

Если эта возможность выбрана, то при регистрации всех кадровых документах проверка на их соответствие штатному расписанию (наличие вакантных позиций, соответствие начислений предусмотренным штатным расписанием) будет выполняться автоматически. В случае несоответствия документов штатному расписанию предупреждение будет выдано автоматически, тем не менее, его можно проигнорировать – оно носит информационный характер и не препятствует регистрации документа.
Если эта возможность не выбрана, то такую проверку можно вызывать вручную при регистрации документов.

Способ отображения надбавок в печатной форме штатного расписания (Т-3)

По умолчанию в форму Т-3 размер всех начислений выводится в денежном выражении, т.е. в виде вклада в ФОТ (в рублях) каждого начисления (например, 12 000). Имеется возможность изменить способ формирования отчета Т-3: для начислений, размер которых задается не в рублях, а в процентах, коэффициентах и т.п., размер может выводиться в виде значения такого процента или коэффициента (например, 8). Также можно выбрать комбинированный способ вывода, например, 12 000 (8).

Использовать бронирование позиций

Если между решением о приеме сотрудника на работу (конкретную позицию штатного расписания) и фактическим оформлением такого приема может проходить значительное время, то для учета и контроля таких событий в программе можно использовать возможность бронирования позиций.
При использовании этой возможности документ Прием на работу можно оформлять поэтапно. Сначала в нем можно указать, что выбранная позиция забронирована указанным сотрудником. Эта позиция будет считаться занятой (отражается в отчете по штатному расписанию), но принятым на работу сотруднику считаться не будет.
После того, как принято решение о фактическом начале работы сотрудника, бронирование в документе снимается и он дооформляется обычным образом.
Эта возможность позволяет, например, "не пообещать" нескольким сотрудникам прием на одну и ту же свободную позицию.
Также забронировать позицию можно за уже принятым сотрудником с помощью документа Кадровый перевод.