Позиция штатного расписания

Штатное расписание в программе представляется в виде набора (списка) позиций.
Под позицией понимается строка штатного расписания – определенная должность в определенном подразделении организации с определенными условиями труда, с указанием предусмотренного количества штатных единиц.

Имеется возможность уточнять позицию разрядом (категорией) дополнительно к должности. В таком случае не придется для описания позиции заводить должности, например «Токарь 6 разряда», «Токарь 5 разряда», а можно будет завести только одну – «Токарь» и уточнить разряды при описании позиций.

Если работа в одном и том же подразделении организации на одной и той же должности одного разряда (категории) может выполняться на разных условиях, то в штатном расписании можно описать разные соответствующие позиции. Подразделение, должность и разряд (категория) в них будут одинаковые, а условия труда – разные.
Если же одинаковых должностей в одном подразделении предусмотрено несколько, но условия труда при работе на них не отличаются, то они могут быть описаны одной позицией с указанием количества штатных единиц.

Карточка позиции

Представление карточки позиции штатного расписания и порядок работы с ней зависит от того, ведется ли история изменений штатного расписания или нет.

Если история не ведется, то все сведения о позиции редактируются непосредственно в карточке, которая открывается из списка позиций.
В этом случае помимо основных полей, заполнение которых рассмотрено ниже, непосредственно в карточке указывается, что позиция утверждена и дата утверждения – только утвержденные позиции показываются в отчетах.
Закрытие позиции отражается указанием соответствующего флажка и даты закрытия.

Если история ведется, то ключевые поля в карточке редактируются только в том случае, если она открыта при работе с документами изменения штатного расписания.
Если же она открыта из списка позиций, то непосредственно в карточке для редактирования доступны только ее наименование и произвольное текстовое описание условий работы (краткое описание). Остальные поля доступны только для просмотра.

Заполнение основных полей карточки

Ключевыми признаками, характеризующими позицию штатного расписания, являются организация, подразделение и должность. При создании новой позиции они должны быть обязательно указаны, а после ее записи изменить их возможности уже нет. Потребность в изменении этих признаков не из-за ошибки ввода фактически означает закрытие существующей позиции и открытие новой, что и следует отразить в программе соответствующим образом.

Если же была допущена ошибка ввода, то можно:
- если история не ведется - воспользоваться командой Разрешить редактирование реквизитов в меню Еще карточки позиции,
- если история ведется - пометить на удаление ошибочную позицию и создать новую. При этом если ошибочно созданная позиция уже использовалась в документах, то заменить ее на новую.

Организация указывается только в том случае, если в программе ведется учет по нескольким организациям.

Если в настройках штатного расписания выбрано использование в нем разрядов и категорий, то в карточке позиции дополнительно к должности появляется возможность указать разряд или категорию. Это позволяет более детально описывать позиции штатного расписания, не дублируя должности.

Разряд (категория), указанная для позиции штатного расписания, не влияет на оплату труда сотрудника, занимающего эту позицию, и используется лишь в отчетах по штатному расписанию. На оплату труда сотрудника может влиять разряд (категория), которая указывается в кадровых документах при оформлении сотрудника, и он может отличаться от запланированного в штатном расписании разряда.

Если в настройках расчета зарплаты выбрано использование тарифных групп, то для позиции можно указать тарифную группу, которая будет применяться в кадровых документах при оформлении сотрудников на эту позицию. В карточке позиции группа заполняется автоматически значением, указанным для должности, однако для позиции ее можно изменить. Разряд (категория) выбирается из перечня, предусмотренного для выбранной тарифной группы.

График работы используется при расчете ФОТ по позиции, а также при оформлении кадровых приказов на эту позицию (для автоматической подстановки в них). По умолчанию график подставляется из карточки выбранного подразделения (организации, если для подразделения не задан).

Если по позиции предусмотрено содержание более чем одной штатной единицы, то можно указать их количество. Указание реального планового количества штатных единиц позволит адекватно контролировать соответствие кадровых приказов штатному расписанию, а также анализировать соблюдение штатного расписания с помощью различных аналитических отчетов.
Для указания нецелого количества в настройках кадрового учета следует отметить, что на предприятии используется работа на неполной ставке.

Наименование позиции используется для удобства ее выбора при работе с программой.

Оно формируется автоматически по схеме "Должность, разряд (категория)/Подразделение/", но может быть изменено или дополнено произвольным образом. Наименование дополняется разрядом (категорией) только в том случае, если в настройках штатного расписания указано их использование.

Оплата труда по позиции

Условия оплаты труда определяются месячным плановым фондом оплаты труда по этой позиции, т. е. набором начислений с указанием их размера (размера их показателей).

Формирование плановых начислений и понятие фонда оплаты труда сотрудника рассмотрены в разделе Плановые начисления и ФОТ. Изложенные в нем подходы в полной мере относятся и к формированию начислений и фонда оплаты труда по позиции штатного расписания. Можно выделить следующие особенности:

• размер начислений (показателей) может задаваться не одной величиной, а так называемой "вилкой", если такая возможность выбрана в настройках штатного расписания;
• в отличие от ФОТ сотрудника, при определении для позиции штатного расписания вклада в ФОТ северной надбавки используется усредненный процент, указываемый в карточке организации или подразделения. Для других надбавок, зависящих от стажа, используется максимальный процент надбавки.

Указанные для позиции начисления будут автоматически подставляться в кадровые документы при оформлении сотрудника на эту позицию, с возможностью их изменения непосредственно в этих документах.

При изменении оплаты труда по позиции может потребоваться отразить это изменение на действующих плановых начислениях сотрудников этой позиции. В таком случае можно на основании измененной позиции создать документ Изменение плановых начислений, перейдя по соответствующей ссылке в карточке позиции, если не ведется история изменений штатного расписания. Если история ведется, то эта возможность доступна в документах изменения штатного расписания.

Результат расчета планового ФОТ позиции используется при формировании отчетов по штатному расписанию, а также может использоваться при назначении сотруднику доплаты за совмещение профессий (должностей).

Заполнение дополнительных сведений

На закладке Дополнительно карточки позиции можно указать:

• условия приема – текст, который используется как дополнение к условиям приема в документе Прием на работу для печатной формы приказа о приеме;
• краткое описание – произвольный комментарий, можно выводить в аналитические отчеты по штатному расписанию;
• сведения о правах на отпуска, возникающих при работе на этой позиции.

Имеется возможность самостоятельно добавить любые произвольные сведения о позиции и использовать их для вывода и списки и отчеты. Возможность выбирается в разделе Администрирование/Общие настройки путем установки флага Дополнительные реквизиты и сведения. После ее выбора становится доступно описание произвольных реквизитов и сведений для позиции штатного расписания. Заданные для позиции дополнительные реквизиты редактируются на этой закладке.