Отпуск без сохранения оплаты / Форма документа / Справка
файлОтпуск без сохранения оплаты
Документ предназначен для регистрации отпуска без сохранения заработной платы сотрудника и оформления соответствующего приказа по унифицированной форме Т-6. Зарегистрированный документом период не будет оплачен при последующем расчете зарплаты.
Документ доступен, если в настройках расчета зарплаты выбрана соответствующая возможность.
Исправление и сторнирование документа
Заполнение документа
Указанным месяцем будет зарегистрировано отсутствие, а также произведенные в документе перерасчеты – они будут отражены в отчетах и ведомостях на выплату за этот месяц.
Дата документа и его номер используются при формировании печатной формы приказа о предоставлении отпуска (Т-6) и в качестве реквизитов приказа в личной карточке (Т-2).
Дата заполняется текущей датой компьютера, при необходимости ее можно изменить непосредственно в документе.
Номер документа формируется при его записи автоматически как следующий по порядку в виде ПОПБ-000000, где ПО – префикс организации, который можно задать в ее карточке; ПБ – префикс информационной базы, который можно задать в разделе Администрирование/Настройки синхронизации данных. Префиксы задаются для удобства различия документов, введенных в разных организациях или информационных базах. Если префиксы не заданы, то при формировании номера вместо них устанавливаются нули.
Отпуск без сохранения заработной платы может предоставляться по разным причинам, поэтому необходимо выбрать требуемый вид отпуска. От этого зависит, например, как период такого отпуска будет обозначен в табеле учета рабочего времени. В поставке программы предусмотрены следующие виды неоплачиваемого отпуска:
• Дополнительный учебный отпуск без оплаты – неоплачиваемый отпуск в связи с обучением, предусмотренный главой 26 Трудового Кодекса РФ.
• Отпуск без оплаты в соотв. с частью 1 статьи 128 ТК РФ – отпуск неоплачиваемый с разрешения работодателя (по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам).
• Отпуск без оплаты в соотв. с частью 2 статьи 128 ТК РФ – отпуск неоплачиваемый в соответствии с законом (работающим пенсионерам, инвалидам, в случаях рождения ребенка, регистрации брака и т.п.).
В документе указывается период отпуска согласно заявлению сотрудника.
Если в настройках расчета зарплаты была выбрана возможность регистрировать внутрисменные отпуска, то доступен флажок Отсутствие в течение части смены. Его установка позволяет указать период отпуска не в целых днях, а в часах в пределах выбранного дня (например, если сотрудник "отпросился" на несколько часов за свой счет).
Если согласно графику работы сотрудника в этот день предусмотрена работа с разным видом времени (например, в дневное и ночное время), то можно уточнить, на какое именно время придется внутрисменное отсутствие сотрудника. Это позволит правильно рассчитать оплату за разные виды времени.
Если в программе ведется штатное расписание, то с помощью одноименного флажка можно в нем освободить ставку на период отсутствия сотрудника. В этом случае в отчетах по штатному расписанию (за период отсутствия) ставка будет показываться как свободная, а также на эту ставку будет возможен прием другого сотрудника без выдачи сообщения при проверке.
Если в программе работают пользователи с ограниченными правами, то в документе присутствует флаг Расчет утвердил. Он доступен только пользователям с доступом к данным о фактической зарплате. Пока этот флаг не установлен, оформление документа считается незавершенным – при расчете зарплаты этот отпуск учтен не будет.
Второй ответственный за документ (тот, кто включил отсутствие в расчет) указывается в документе в информационных целях (так же, как и основной ответственный).
В программе для каждого вида отпуска без оплаты может быть описано несколько разных видов начислений, в чем-то отличающихся. Изначально при создании каждого вида отпуска таких начислений создается по одному на вид отпуска и в этом документе оно определяется автоматически.
Если же в программе было создано несколько начислений с назначением Отпуск без оплаты и одинаковым видом отпуска, то в документе можно выбрать требуемый в настоящий момент вид расчета.
На основании отпуска можно ввести документ Совмещение для назначения доплаты другому сотруднику за исполнение обязанностей сотрудника, уходящего в отпуск.
Ввод доступен, если в настройках расчета зарплаты выбрана возможность регистрации совмещения, временного исполнения обязанностей.
Пересчет прошлого периода
Возможно возникновение ситуации, когда документ "забыли" ввести своевременно. Т.е. человек фактически отсутствовал, но это не было зарегистрировано в программе надлежащим образом, и за время отсутствия ему была начислена, например, зарплата.
Если период отсутствия, регистрируемый текущим документом, приходится на период, на который уже были зарегистрированы менее приоритетные начисления в предыдущих месяцах, то в документе производится перерасчет (сторнирование) этих начислений.
Если же такое "наслоение" регистрируется в одном месяце, это значит, что внесение исправлений еще возможно этим месяцем, и поэтому перерасчет не производится. Для исправления такой ситуации после ввода отсутствия необходимо пересчитать тот документ, которым в этом месяце на этот же период уже были зарегистрированы начисления.
Кроме того, перерасчет производится в документе-исправлении документа прошлого периода (рассмотрено далее).
Исправление и сторнирование документа
В некоторых случаях после оформления документа может потребоваться внести в него исправления, например, в случае уточнения каких-либо данных, влияющих на расчет.
Пока месяц начисления документа "не закрыт", исправления можно внести непосредственно в сам документ, в его исходный экземпляр. Если при этом по какой-то причине требуется оставить первоначальный вариант "для истории", то его можно оставить непроведенным, скопировать, и провести исправленную копию документа.
Однако если за месяц начисления в программе уже отражена выплата зарплаты или зарплата отражена в учете, то внесение исправлений в документ "задним числом" может привести к тому, что уже "зафиксированные" данные станут недостоверны. В таком случае можно отразить изменения одним из следующих месяцев, введя документ-исправление с помощью ссылки Исправить, которая появляется внизу документа.
По нажатию этой ссылки создается новый документ-исправление. На его закладке Пересчет прошлого периода сторнируются все начисления, зарегистрированные исправляемым документом.
Также могут сторнироваться пришедшиеся на новый период отсутствия (в случае его изменения) начисления, как и в обычном документе.
Если требуется полностью отменить все начисления, выполненные документом прошлого периода, и отразить это в одном из следующих месяцев, то можно ввести документ Сторнирование начислений по ссылке Сторнировать.
Если в программе установлена дата запрета изменения данных, и данные документа попадают под эту дату, то нет возможности внести изменения непосредственно в него. В этом случае исправления регистрируются только либо с помощью документа-исправления или сторнирования, либо путем временного изменения даты запрета.