Командировка / Форма документа / Справка
файлКомандировка
Документ предназначен для регистрации и расчета оплаты командировки сотрудника и для оформления соответствующего приказа по унифицированной форме Т-9. Также он позволяет сформировать командировочное удостоверение по форме Т-10 и служебное задание по форме Т-10а.
Документ доступен, если в настройках расчета зарплаты выбрана соответствующая возможность.
Заполнение документа
Указанным месяцем будут зарегистрированы все произведенные в документе расчеты – они будут отражены в ведомостях на выплату и отчетах за этот месяц.
Дата документа и его номер используются при формировании печатных форм приказа о направлении в командировку (Т-9), командировочного удостоверения (Т-10) и служебного задания (Т-10а).
Дата заполняется текущей датой компьютера, при необходимости ее можно изменить непосредственно в документе.
Номер документа формируется при его записи автоматически как следующий по порядку в виде ПОПБ-000000, где ПО – префикс организации, который можно задать в ее карточке; ПБ – префикс информационной базы, который можно задать в разделе Администрирование/Настройки синхронизации данных. Префиксы задаются для удобства различия документов, введенных в разных организациях или информационных базах. Если префиксы не заданы, то при формировании номера вместо них устанавливаются нули.
Особенности вывода номера в печатные формы рассмотрены далее в разделе Проверка и печать документа.
Если командировка была введена из документа Командировка группы, то изменение в ней условий недоступно, а доступна ссылка на групповой документ.
Закладка "Начислено (подробно)"
Закладка "Пересчет прошлого периода"
Выплата по документу и ввод на его основании
Исправление и сторнирование документа
Закладка "Главное"
Основным условием командировки является ее период. Для расчета достаточно указать дату начала и окончания. Период указывается полностью, включая дни нахождения сотрудника в пути.
Командировка в программе оплачивается за дни (или часы), которые являются рабочими по установленному сотруднику графику работы (в том числе индивидуальному). Командировка может приходиться на выходные или праздничные дни, и может потребоваться их оплатить согласно законодательству, например, если сотрудник в эти дни действительно работал в командировке. В этом случае факт работы в такие дни и необходимость их оплаты можно зарегистрировать отдельным документом Работа в выходные и праздничные дни.
Если в настройках расчета зарплаты была выбрана возможность регистрировать внутрисменные командировки, то доступен флажок Командировка на неполный день (внутрисменная). Его установка позволяет указать период командировки не в целых днях, а в часах в пределах выбранного дня.
Если согласно графику работы сотрудника в этот день предусмотрена работа с разным видом времени (например, в дневное и ночное время), то можно уточнить, на какое именно время придется внутрисменное отсутствие сотрудника. Это позволит правильно рассчитать оплату за разные виды времени.
Если в программе ведется штатное расписание, то с помощью одноименного флажка можно в нем освободить ставку на период отсутствия сотрудника. В этом случае в отчетах по штатному расписанию (за период отсутствия) ставка будет показываться как свободная, а также на эту ставку будет возможен прием другого сотрудника без выдачи сообщения при проверке.
В программе для оплаты командировки может быть описано несколько разных видов начислений, в чем-то отличающихся. Изначально такое начисление создано одно (Командировка), и при начислении оно определяется автоматически.
Если же в программе было создано несколько начислений с назначением Оплата командировки, то в документе можно выбрать требуемый в настоящий момент Вид расчета.
Результаты расчета
При заполнении достаточных для расчета условий расчет документа производится автоматически.
Если в настройках расчета зарплаты отключено выполнение автоматического пересчета документов при их редактировании, то для расчета документа следует вручную нажать кнопку со стрелками. Желтый цвет этой кнопки показывает, что документ не пересчитан в соответствии с внесенными в него изменениями.
В области результатов расчета показывают краткие итоги расчета этого документа. Эти данные предлагаются только для просмотра.
При необходимости ознакомиться с детальными записями о начислениях или перерасчете (или отредактировать их) следует перейти на закладку Начислено (подробно) или Пересчет прошлого периода соответственно.
Если установлена выплата с авансом или в межрасчетный период (см. далее), то в документе производится также расчет НДФЛ и удержаний. Сводные данные доступны для просмотра непосредственно на закладке, а по кнопке с зеленым карандашиком можно в отдельных окнах ознакомиться с подробностями расчета.
С подробностями расчета среднего заработка можно ознакомиться в калькуляторе среднего заработка по кнопке с зеленым карандашиком.
Планирование выплаты расчета
По умолчанию считается, что оплата командировки будет выплачена с зарплатой.
Если это не так, то в документе можно указать предполагаемый способ выплаты произведенных в нем начислений, а также изменить предполагаемую дату их выплаты.
Указание требуемого способа выплаты позволит автоматически заполнить эти суммы в соответствующей ведомости на выплату.
Указание планируемой дата выплаты может влиять на расчет НДФЛ и фигурировать в регистре налогового учета по НДФЛ.
Дата выплаты заполняется автоматически в зависимости от способа выплаты, в соответствии с датами выплаты зарплаты и аванса, указанными в карточке организации в разделе Бухучет и выплаты зарплаты:
• с авансом – датой ближайшей выплаты аванса;
• с зарплатой – датой ближайшей выплаты зарплаты.
Если начисление планируется выплатить в другой день, то дату следует изменить вручную.
Утверждение расчета
Если в программе работают пользователи с ограниченными правами, то в документе присутствует флаг Расчет утвердил. Он доступен только пользователям с доступом к данным о фактической зарплате. Пока этот флаг не установлен, оформление документа считается незавершенным.
Второй ответственный за документ (тот, кто утвердил расчет) указывается в документе в информационных целях (так же, как и основной ответственный).
Закладка "Начислено (подробно)"
Согласно условиям, указанным на закладке Главное, рассчитывается начисление для оплаты командировки: число оплачиваемых дней или часов командировки умножается на среднедневной или среднечасовой заработок.
Командировка оплачивается по часам (из среднечасового заработка) для сотрудников с графиком суммированного учета рабочего времени, а также при внутрисменном расчете. В противном случае командировка оплачивается по дням из среднедневного заработка.
Работа с результатами расчета производится так же, как она производится в документе Начисление зарплаты и взносов.
Если командировка приходится на разные месяцы, то начисление в таблице разбивается по месяцам. Однако сумма всех начислений будет отнесена к одному месяцу, указанному в шапке документа (будет отражена в ведомостях на выплату и отчетах за этот месяц).
Если в организации используется индексация заработка, и она пришлась на период командировки, то сумма оплаты со дня индексации повышается на соответствующий коэффициент индексации. Если такая индексация зарегистрирована уже после начисления командировки, то ее следует пересчитать или исправить.
Закладка "Пересчет прошлого периода"
Возможно возникновение ситуации, когда документ "забыли" ввести своевременно. Т.е. человек фактически отсутствовал, но это не было зарегистрировано в программе надлежащим образом, и за время отсутствия ему была начислена, например, зарплата.
Если период отсутствия, регистрируемый текущим документом, приходится на период, на который уже были зарегистрированы менее приоритетные начисления в предыдущих месяцах, то в документе производится перерасчет (сторнирование) этих начислений.
Если же такое "наслоение" регистрируется в одном месяце, это значит, что внесение исправлений еще возможно этим месяцем, и поэтому перерасчет не производится. Для исправления такой ситуации после ввода отсутствия необходимо пересчитать тот документ, которым в этом месяце на этот же период уже были зарегистрированы начисления.
Кроме того, перерасчет производится в документе-исправлении документа прошлого периода (рассмотрено далее).
Проверка и печать документа
При расчете или проведении документа выполняются проверки корректности его заполнения.
Появление сообщений вида "Не удалось подобрать вид начисления…" означает, что в списке начислений программы произошел сбой (например, в ходе переноса данных из программы прошлой версии) и в нем не оказалось актуального начисления с требуемым назначением. Для исправления этой проблемы необходимо самостоятельно описать начисление с требуемым назначением.
После проведения документа доступно формирование печатных форм:
• Приказ о направлении в командировку (Т-9)
• Командировочное удостоверение (Т-10)
• Служебное задание (Т-10а)
• Расчет среднего заработка
• Подробный расчет начислений
На закладке Дополнительно можно указать место назначения командировки и другие данные для заполнения печатных форм.
Некоторые особенности формирования печатной формы приказа могут быть заданы в Дополнительных настройках (раздел программы Настройка).
Имеется возможность изменить вид макета печатной формы с сохранением изменений при всех последующих формированиях этого макета (раздел программы Администрирование/Печатные формы, отчеты и обработки или меню Еще – Изменить макет… формы печати документа).
Руководитель заполняется в соответствии с указанными в карточке организации данными и используется для расшифровки подписи в печатных формах.
Выплата по документу и ввод на его основании
Если в документе установлена выплата расчета в межрасчетный период, то для удобства можно создать и заполнить ведомость на выплату непосредственно из документа. По кнопке Выплатить открывается помощник создания ведомостей.
На основании командировки можно ввести документ Совмещение для назначения доплаты другому сотруднику за исполнение обязанностей сотрудника, уходящего в командировку.
Ввод доступен, если в настройках расчета зарплаты выбрана возможность регистрации совмещения, временного исполнения обязанностей.
Исправление и сторнирование документа
В некоторых случаях после оформления документа может потребоваться внести в него исправления, например, в случае уточнения каких-либо данных, влияющих на расчет.
Пока месяц начисления документа "не закрыт", исправления можно внести непосредственно в сам документ, в его исходный экземпляр. Если при этом по какой-то причине требуется оставить первоначальный вариант "для истории", то его можно оставить непроведенным, скопировать, и провести исправленную копию документа.
Однако если за месяц начисления в программе уже отражена выплата зарплаты или зарплата отражена в учете, то внесение исправлений в документ "задним числом" может привести к тому, что уже "зафиксированные" данные станут недостоверны. В таком случае можно отразить изменения одним из следующих месяцев, введя документ-исправление с помощью ссылки Исправить, которая появляется внизу документа.
По нажатию этой ссылки создается новый документ-исправление. На его закладке Пересчет прошлого периода сторнируются все начисления, зарегистрированные исправляемым документом.
Также могут сторнироваться пришедшиеся на новый период отсутствия (в случае его изменения) начисления, как и в обычном документе.
Если требуется полностью отменить все начисления, выполненные документом прошлого периода, и отразить это в одном из следующих месяцев, то можно ввести документ Сторнирование начислений по ссылке Сторнировать.
Если в программе установлена дата запрета изменения данных, и данные документа попадают под эту дату, то нет возможности внести изменения непосредственно в него. В этом случае исправления регистрируются только либо с помощью документа-исправления или сторнирования, либо путем временного изменения даты запрета.