Заказ поставщику

Документ предназначен для оформления в системе предварительной договоренности о приобретении у поставщика позиций номенклатуры и является основанием для последующего оформления оплат и получения товарных позиций. Возможность формирования в системе заказов поставщикам определяется функциональной опцией Заказы поставщикам в разделе НСИ и администрирование – Закупки - Заказы поставщикам.

В заказе поставщику регистрируются цены и условия оплаты в соответствии с договоренностью с поставщиком. При этом цены и условия оплаты могут быть зарегистрированы в заказе поставщику:

• вручную - при разовых поставках товаров
• заполнены автоматически в случае регулярных поставок товаров, на основании ранее зарегистрированных цен поставщиков в документе Регистрация цен поставщика или Соглашение с поставщиком.

В отличие от заказа клиента, жесткого контроля исполнения обязательств по заказам поставщиков не предусмотрено. Заказ поставщику может быть на любом этапе отменен (полностью или частично). При этом в программе хранится список тех позиций, которые были заявлены в заказе поставщику, но так и не были поставлены.

Оформление заказов

Использование статусов заказов

Поступление товаров

Дополнительные материалы на ИТС

Оформление заказов

Новый заказ может быть создан вручную из списка заказов или из карточки конкретного поставщика. Предусмотрена также возможность создания заказа поставщику на основании заказа клиента или в рамках сделки.
Заказы поставщикам могут быть сформированы автоматически на основании анализа данных о необходимости закупки товаров у конкретных поставщиков (обработка Формирование заказов по потребностям) или на основании плановых данных (обработка Формирование заказов по планам).

С помощью заказа поставщику можно регистрировать намерение купить товары у поставщика или взять на реализацию товары у комитента. Вид заказа в этом случае, будет определяться тем видом операции, которая указана в заказе: заказ поставщику или прием на комиссию.
Так же возможно с помощью заказа оформление поступления от партнёра товаров на хранение с правом продажи. В данном случае в документе необходимо указать хозяйственную операцию Прием на хранение с правом продажи.

Оформление заказов комитентам доступно только в том случае, если предварительно установлена функциональная опция Комиссионные закупки в разделе НСИ и администрирование - Закупки - Документы закупок.

Предусмотрена возможность заказа товаров у поставщиков с использованием многооборотной тары. При этом в заказе регистрируется информация о необходимости возврата тары, внесения залога и срокам ее возврата.

Для возможности работы с тарой требуется предварительное включение функциональной опции Многооборотная тара в разделе НСИ и администрирование - Номенклатура - Разрезы учета.

Взаиморасчеты с поставщиками могут быть организованы в поэтапном режиме. Для этого при заполнении этапов оплаты можно указать ее вид: наличная или безналичная и ту кассу или банковский счет, с которого планируется перечисление денежных средств поставщику. В дальнейшем эта информация используется в платежном календаре при планировании исходящих платежей. На основании заказа поставщику может быть оформлен документ Заявка на расходование денежных средств.

Использование статусов заказов

При оформлении заказа для него становятся доступными различные статусы:

• На согласовании – заказ движений не делает, используется для фиксации неподтвержденной/несогласованной потребности;
• Согласован – статус устанавливается после согласования внутри торгового предприятия (если это необходимо);
• Подтвержден – статус устанавливается после подтверждения поставщиком даты поставки товаров по заказу. При проведении заказа с этим статусом товары в графике движения товаров регистрируются как товары, ожидаемые к поступлению. По заказу поставщику можно оформлять поступление товаров и приходный ордер на складе.
• Закрыт – статус устанавливается после окончания работы с заказом. Те позиции, которые поставщик не смог поставить, отмечаются как отмененные позиции. Статус является опциональным. Доступен, если включена одна из опций: Не закрывать частично оплаченные заказы поставщикам; Не закрывать частично поступившие заказы поставщикам.

Управление статусами заказов возможно только при включенной функциональной опции Статусы заказов поставщикам в разделе НСИ и администрирование - Закупки - Статусы документов. Если статусы в системе не используются, то это эквивалентно тому, что заказ поставщику проводится в статусе Закрыт.

Поступление товаров

Поставка товаров по заказу оформляется при помощи документов Приобретение товаров и услуг, а так же Поступление товаров на склад при использовании договора с настроенным оформлением закупок двумя документами. И в случае, когда оформляется поступление товаров на ответственное хранение, документом Приемка товаров на хранение. При приемке товаров может быть использована ордерная схема поставки товаров, при которой разделен процесс физического поступления товаров на склад и процесс выписки финансовых документов. При использовании такой схемы фактическое поступление товаров на склад оформляется документом Приходный ордер на товары. При этом в программе непосредственно при поставке товаров возможен процесс контроля расхождений.
В документе доступно указание варианта доставки от поставщика.

При заказе поставщику товаров под назначение актуализируется состояние заказа (например, заказа клиента), потребности которого обеспечены заказом поставщику.

Дополнительные материалы на ИТС

• Где можно посмотреть информацию о состоянии взаиморасчетов с поставщиком?
• Как оформить оплату поставщику за купленные товары и предоставленные дополнительные услуги?
• Как оформить поставку товаров при регулярных поставках товаров по долгосрочному соглашению с поставщиком?
• Как проконтролировать состояние поставки в рамках заказа с поставщиком?
• Как оформить поставку товаров на склад, если поставщик не полностью выполнил свои обязательства по нашим заявкам (заказам поставщику)?
• Как зарегистрировать причину, по которой поставщик не смог осуществить поставку товаров по заказу?
• Можно ли при оформлении нового заказа поставщику проанализировать успешность выполнения данного заказа с учетом статистики выполнения предыдущих заказов данного поставщика?
• Как провести комплексный анализ причин, по которым происходят сбои в поставках товаров?
• Можно ли в программе посмотреть, кто из поставщиков наиболее часто отменяет поставки товаров?
• Наша компания торгует дорогостоящим оборудованием, которое заказывается у поставщика под конкретный заказ клиента после предварительной оплаты. Как оформить такую операцию в программе?
• Как оформить заказ товара у поставщиков для обеспечения необходимого запаса товаров на складе в соответствии с нормой потребления?
• Как в программе контролируется процесс своевременного оформления заказа поставщикам при работе с клиентами?