Отсутствие с сохранением оплаты / Форма документа / Справка
файлОтсутствие с сохранением оплаты
Документ предназначен для регистрации различных отсутствий сотрудника, на время которых за ним сохраняется средний заработок, и расчета их оплаты по среднему заработку согласно законодательству.
Регистрируемые виды отсутствий предварительно должны быть занесены в список начислений как начисления с назначением Оплата времени сохраняемого среднего заработка. Пока начислений с таким назначением в программе нет, документ недоступен.
Заполнение документа
Указанным месяцем будут зарегистрированы все произведенные в документе расчеты – они будут отражены в ведомостях на выплату и отчетах за этот месяц.
Закладка "Начислено (подробно)"
Закладка "Пересчет прошлого периода"
Выплата по документу и ввод на его основании
Исправление и сторнирование документа
Закладка "Главное"
Основным условием при регистрации отсутствия является его период. Для расчета достаточно указать дату начала и окончания.
Оплата по среднему в программе производится за дни (или часы), которые являются рабочими по установленному сотруднику графику работы (в том числе индивидуальному).
Если при начальной настройке программы была выбрана возможность регистрировать внутрисменную оплату за дни сдачи крови, то доступен флажок Отсутствие на неполный день (внутрисменное). Его установка позволяет указать период отсутствия не в целых днях, а в часах в пределах выбранного дня. Флажок также доступен, если в список начислений было добавлено любое начисление с назначением Оплата времени сохраняемого среднего заработка и установленным переключателем Неполные смены на закладке Учет времени.
Если согласно графику работы сотрудника в этот день предусмотрена работа с разным видом времени (например, в дневное и ночное время), то можно уточнить, на какое именно время придется внутрисменное отсутствие сотрудника. Это позволит правильно рассчитать оплату за разные виды времени.
Поскольку документом могут регистрироваться отсутствия сотрудника по разным причинам, то в нем имеется возможность уточнить, с чем связано регистрируемое отсутствие – выбрать вид отсутствия. Выбранный вид отсутствия не влияет на его оплату. Он используется лишь для обозначения времени отсутствия в табеле учета рабочего времени и в аналитических отчетах по отсутствиям сотрудников.
Независимо от выбранного вида отсутствия оплата производится по виду начисления, выбранному на следующей закладке Оплата.
Закладка "Оплата"
В начальной настройке программы предусмотрено создание только одного вид начисления, оплачиваемого этим документом – Оплата за дни сдачи крови и ее компонентов. Если других начислений самостоятельно не создавалось, то для начисления автоматически будет выбрано оно.
Если же требуется оплачивать и различать оплату других видов отсутствий сотрудников, т.е. в список начислений было добавлено несколько начислений с назначением Оплата времени сохраняемого среднего заработка, то необходимо выбрать вид начисления, которое требуется оплатить в данный момент.
При этом если формулой начисления предусмотрено указание процента оплаты по среднему заработку (присутствует показатель ПроцентОплатыПоСреднему), то здесь же можно ввести величину процента.
Документом может оплачиваться часть периода отсутствия, которое началось в предыдущих периодах, например, когда длительное отсутствие оплачивается разным документами.
В этом случае дата начала очередного периода оплаты будет больше даты начала самого отсутствия, и для корректного расчета среднего заработка (определения его расчетного периода и т.п.) следует указать дату начала периода сохранения среднего заработка прошлого периода.
Если отсутствие целиком оплачивается одним документом, то эта дата будет совпадать с датой начала, указанной на закладке Главное.
Результаты расчета
При заполнении достаточных для расчета условий расчет документа производится автоматически.
Если в настройках расчета зарплаты отключено выполнение автоматического пересчета документов при их редактировании, то для расчета документа следует вручную нажать кнопку со стрелками. Желтый цвет этой кнопки показывает, что документ не пересчитан в соответствии с внесенными в него изменениями.
В области результатов расчета показывают краткие итоги расчета этого документа. Эти данные предлагаются только для просмотра.
При необходимости ознакомиться с детальными записями о начислениях или перерасчете (или отредактировать их) следует перейти на закладку Начислено (подробно) или Пересчет прошлого периода соответственно.
Если установлена выплата с авансом или в межрасчетный период (см. далее), то в документе производится также расчет НДФЛ и удержаний. Сводные данные доступны для просмотра непосредственно на закладке, а по кнопке с зеленым карандашиком можно в отдельных окнах ознакомиться с подробностями расчета.
С подробностями расчета среднего заработка можно ознакомиться в калькуляторе среднего заработка по кнопке с зеленым карандашиком.
Планирование выплаты расчета
По умолчанию считается, что оплата по среднему будет выплачена с зарплатой.
Если это не так, то в документе можно указать предполагаемый способ выплаты произведенных в нем начислений, а также изменить предполагаемую дату их выплаты.
Указание требуемого способа выплаты позволит автоматически заполнить эти суммы в соответствующей ведомости на выплату.
Указание планируемой дата выплаты может влиять на расчет НДФЛ и фигурировать в регистре налогового учета по НДФЛ.
Дата выплаты заполняется автоматически в зависимости от способа выплаты, в соответствии с датами выплаты зарплаты и аванса, указанными в карточке организации в разделе Бухучет и выплаты зарплаты:
• с авансом – датой ближайшей выплаты аванса;
• с зарплатой – датой ближайшей выплаты зарплаты.
Если начисление планируется выплатить в другой день, то дату следует изменить вручную.
Утверждение расчета
Если в программе работают пользователи с ограниченными правами, то в документе присутствует флаг Расчет утвердил. Он доступен только пользователям с доступом к данным о фактической зарплате. Пока этот флаг не установлен, оформление документа считается незавершенным.
Второй ответственный за документ (тот, кто утвердил расчет) указывается в документе в информационных целях (так же, как и основной ответственный).
Закладка "Начислено (подробно)"
Согласно условиям, указанным на закладках Главное и Оплата, рассчитывается начисление для оплаты отсутствия: число оплачиваемых дней или часов умножается на среднедневной или среднечасовой заработок. Если в начислении используется процент оплаты, то оно умножается на указанный процент.
Отсутствие оплачивается по часам (из среднечасового заработка) для сотрудников с графиком суммированного учета рабочего времени, а также при внутрисменном расчете. В противном случае отсутствие оплачивается по дням из среднедневного заработка.
Работа с результатами расчета производится так же, как она производится в документе Начисление зарплаты и взносов.
Если отсутствие приходится на разные месяцы, то начисление в таблице разбивается по месяцам. Однако сумма всех начислений будет отнесена к одному месяцу, указанному в шапке документа (будет отражена в ведомостях на выплату и отчетах за этот месяц).
Если в организации используется индексация заработка, и она пришлась на период отсутствия, то сумма оплаты со дня индексации повышается на соответствующий коэффициент индексации. Если такая индексация зарегистрирована уже после начисления оплаты, то ее следует пересчитать или исправить.
Закладка "Пересчет прошлого периода"
Возможно возникновение ситуации, когда документ "забыли" ввести своевременно. Т.е. человек фактически отсутствовал, но это не было зарегистрировано в программе надлежащим образом, и за время отсутствия ему была начислена, например, зарплата.
Если период отсутствия, регистрируемый текущим документом, приходится на период, на который уже были зарегистрированы менее приоритетные начисления в предыдущих месяцах, то в документе производится перерасчет (сторнирование) этих начислений.
Если же такое "наслоение" регистрируется в одном месяце, это значит, что внесение исправлений еще возможно этим месяцем, и поэтому перерасчет не производится. Для исправления такой ситуации после ввода отсутствия необходимо пересчитать тот документ, которым в этом месяце на этот же период уже были зарегистрированы начисления.
Кроме того, перерасчет производится в документе-исправлении документа прошлого периода (рассмотрено далее).
Проверка и печать документа
При расчете или проведении документа выполняются проверки корректности его заполнения.
После проведения документа доступно формирование печатных форм:
• Расчет среднего заработка
• Подробный расчет начислений
Имеется возможность разработать и подключить к документу собственные печатные формы.
Выплата по документу и ввод на его основании
Если в документе установлена выплата расчета в межрасчетный период, то для удобства можно создать и заполнить ведомость на выплату непосредственно из документа. По кнопке Выплатить открывается помощник создания ведомостей.
На основании отсутствия можно ввести документ Совмещение для назначения доплаты другому сотруднику за исполнение обязанностей отсутствующего сотрудника.
Ввод доступен, если в настройках расчета зарплаты выбрана возможность регистрации совмещения, временного исполнения обязанностей.
Исправление и сторнирование документа
В некоторых случаях после оформления документа может потребоваться внести в него исправления, например, в случае уточнения каких-либо данных, влияющих на расчет.
Пока месяц начисления документа "не закрыт", исправления можно внести непосредственно в сам документ, в его исходный экземпляр. Если при этом по какой-то причине требуется оставить первоначальный вариант "для истории", то его можно оставить непроведенным, скопировать, и провести исправленную копию документа.
Однако если за месяц начисления в программе уже отражена выплата зарплаты или зарплата отражена в учете, то внесение исправлений в документ "задним числом" может привести к тому, что уже "зафиксированные" данные станут недостоверны. В таком случае можно отразить изменения одним из следующих месяцев, введя документ-исправление с помощью ссылки Исправить, которая появляется внизу документа.
По нажатию этой ссылки создается новый документ-исправление. На его закладке Пересчет прошлого периода сторнируются все начисления, зарегистрированные исправляемым документом.
Также могут сторнироваться пришедшиеся на новый период отсутствия (в случае его изменения) начисления, как и в обычном документе.
Если требуется полностью отменить все начисления, выполненные документом прошлого периода, и отразить это в одном из следующих месяцев, то можно ввести документ Сторнирование начислений по ссылке Сторнировать.
Если в программе установлена дата запрета изменения данных, и данные документа попадают под эту дату, то нет возможности внести изменения непосредственно в него. В этом случае исправления регистрируются только либо с помощью документа-исправления или сторнирования, либо путем временного изменения даты запрета.