Материальная помощь / Форма документа / Справка
файлМатериальная помощь
Документ предназначен для разового начисления сотрудникам материальной помощи по различным поводам.
Документ доступен, если в настройках расчета зарплаты была выбрана возможность начислять материальную помощь, либо начисление с назначением "Материальная помощь", выполняемое по отдельному документу, было добавлено непосредственно в список начислений.
См. также
Материальная помощь при уходе в отпуск может также начисляться непосредственно в документе Отпуск.
Имеется возможность начислять материальную помощь ежемесячно при начислении зарплаты, назначив ее в качестве планового начисления, а также другими способами.
Заполнение таблицы сотрудников
Исправление и сторнирование документа
Заполнение документа
Указанным месяцем будут зарегистрированы все произведенные в документе расчеты – они будут отражены в ведомостях на выплату и отчетах за этот месяц.
Дата документа и его номер используются при формировании печатной формы приказа о выплате материальной помощи.
Дата заполняется текущей датой компьютера, при необходимости ее можно изменить непосредственно в документе.
Номер документа формируется при его записи автоматически как следующий по порядку в виде ПОПБ-000000, где ПО – префикс организации, который можно задать в ее карточке; ПБ – префикс информационной базы, который можно задать в разделе Администрирование/Настройки синхронизации данных. Префиксы задаются для удобства различия документов, введенных в разных организациях или информационных базах. Если префиксы не заданы, то при формировании номера вместо них устанавливаются нули.
Особенности вывода номера в печатную форму приказа рассмотрены далее в разделе Печать документа.
В документе можно уточнить способ отражения регистрируемых им сумм в учете.
См. подробнее о схеме отражения зарплаты в учете.
Вид материальной помощи
Поскольку материальная помощь может оказываться по различным поводам, от которых зависит ее обложение и отражение в учете, в документе следует выбрать вид матпомощи. В поставке программы предусмотрены следующие виды:
- Материальная помощь – не облагается в пределах 4 000 руб. (за календарный год) НДФЛ (код дохода 2760, код вычета 503) и страховыми взносами;
- Материальная помощь при рождении ребенка – не облагается в пределах 50 000 руб. (на каждого ребенка) НДФЛ (код дохода 2762, код вычета 508) и страховыми взносами;
- Материальная помощь, не облагаемая налогами – не облагается НДФЛ и страховыми взносами независимо от суммы.
По умолчанию все эти виды матпомощи:
- вводятся готовой суммой непосредственно в документ;
- не учитываются при расчете общего среднего заработка;
- учитываются при расчете удержаний;
- не включаются в расходы по оплате труда при расчете налога на прибыль.
При необходимости все эти настройки можно изменить в карточке начисления требуемым образом. Кроме того, можно добавить собственные виды материальной помощи в список начислений, если поставляемых видов оказалось недостаточно. Для такого начисления необходимо выбрать назначение "Материальная помощь", и указать, что оно должно выполняться по отдельному одноименному документу.
Заполнение таблицы сотрудников
В таблице перечисляются сотрудники, которым следует начислить материальную помощь указанного вида и вводится ее сумма в колонку Результат.
Для частично облагаемой материальной помощи в таблице автоматически рассчитывается сумма полагающегося вычета с учетом ранее зарегистрированных сумм матпомощи.
Указанная сумма уменьшает облагаемую базу как по НДФЛ, так и про страховым взносам.
Для материальной помощи при рождении ребенка следует указать количество детей – вычет полагается за каждого из них. Если сотрудник предоставил справку 2-НДФЛ с места работы другого родителя, из которой следует, что за рождение этого ребенка ему также был предоставлен вычет, то его сумму можно ввести в колонку Вычет другому родителю. В этом случае полагающаяся сумма вычета будет уменьшена на нее.
Регистрируемые документом суммы будут учтены по подразделению, указанному в таблице. По умолчанию подразделение заполняется подразделением, в котором числился сотрудник на начало месяца начисления.
Если установлена выплата с авансом или в межрасчетный период (см. далее), то в документе производится также расчет НДФЛ и удержаний. Сводные данные доступны для просмотра непосредственно в таблице, а по ссылкам Подробнее о расчете НДФЛ и Подробнее о расчете удержаний можно в отдельных окнах ознакомиться с подробностями расчета.
Помимо добавления строк по одной (кнопка Добавить), имеется возможность заполнить таблицу произвольным списком сотрудников (кнопка Подбор). При подборе можно выделить в списке сразу нескольких сотрудников, в том числе отобранных по какому-либо произвольному условию.
Если в карточке выбранной материальной помощи указано, что она рассчитывается по формуле, то в таблице может потребоваться указать размеры используемых в формуле показателей. Результат при этом рассчитается автоматически.
Для того, чтобы не заполнять в каждой строке таблицы одинаковые показатели или суммы, можно воспользоваться кнопкой Заполнить показатели. В открывшейся при этом форме следует указать данные, которые будут автоматически заполнены в каждой строке таблицы.
Если в настройках расчета зарплаты отключено выполнение автоматического пересчета документов при их редактировании, то для расчета документа следует нажать кнопку Пересчитать. Желтый цвет этой кнопки показывает, что документ не пересчитан в соответствии с внесенными в него изменениями.
Планирование выплаты расчета
По умолчанию считается, что материальная помощь будет выплачена с зарплатой.
Если это не так, то в документе можно указать предполагаемый способ выплаты произведенных в нем начислений, а также изменить предполагаемую дату их выплаты.
Указание требуемого способа выплаты позволит автоматически заполнить эти суммы в соответствующей ведомости на выплату.
Указание планируемой дата выплаты может влиять на расчет НДФЛ и фигурировать в регистре налогового учета по НДФЛ.
Дата выплаты заполняется автоматически в зависимости от способа выплаты, в соответствии с датами выплаты зарплаты и аванса, указанными в карточке организации в разделе Бухучет и выплаты зарплаты:
• с авансом – датой ближайшей выплаты аванса;
• с зарплатой – датой ближайшей выплаты зарплаты.
Если начисление планируется выплатить в другой день, то дату следует изменить вручную.
Печать документа
После проведения документа доступно формирование печатной формы приказа о выплате материальной помощи.
В документе можно указать основание выплаты, которое будет использоваться при формировании соответствующего поля приказа.
Некоторые особенности формирования печатной формы приказа могут быть заданы в Дополнительных настройках (раздел программы Настройка).
Имеется возможность изменить вид макета печатной формы с сохранением изменений при всех последующих формированиях этого макета (раздел программы Администрирование/Печатные формы, отчеты и обработки или меню Еще – Изменить макет… формы печати документа).
Руководитель заполняется в соответствии с указанными в карточке организации данными и используется для расшифровки подписи в печатной форме.
Выплата по документу
Если в документе установлена выплата расчета в межрасчетный период, то для удобства можно создать и заполнить ведомость на выплату непосредственно из документа. По кнопке Выплатить открывается помощник создания ведомостей.
Исправление и сторнирование документа
В некоторых случаях после оформления документа может потребоваться внести в него исправления, например, в случае уточнения каких-либо данных, влияющих на расчет.
Пока месяц начисления документа "не закрыт", исправления можно внести непосредственно в сам документ, в его исходный экземпляр. Если при этом по какой-то причине требуется оставить первоначальный вариант "для истории", то его можно оставить непроведенным, скопировать, и провести исправленную копию документа.
Однако если за месяц начисления в программе уже отражена выплата зарплаты или зарплата отражена в учете, то внесение исправлений в документ "задним числом" может привести к тому, что уже "зафиксированные" данные станут недостоверны. В таком случае можно отразить изменения одним из следующих месяцев, введя документ-исправление с помощью ссылки Исправить, которая появляется внизу документа.
По нажатию этой ссылки создается новый документ-исправление. На его закладке Пересчет прошлого периода сторнируются все начисления, зарегистрированные исправляемым документом.
Если требуется полностью отменить все начисления, выполненные документом прошлого периода, и отразить это в одном из следующих месяцев, то можно ввести документ Сторнирование начислений по ссылке Сторнировать.
Если в программе установлена дата запрета изменения данных, и данные документа попадают под эту дату, то нет возможности внести изменения непосредственно в него. В этом случае исправления регистрируются только либо с помощью документа-исправления или сторнирования, либо путем временного изменения даты запрета.