Обмен с банками по зарплатным проектам / Форма / Справка
файлОбмен с банками по зарплатным проектам
Основная функция электронного обмена – передача в банк информации о суммах, которые необходимо перечислить на счета определенных сотрудников. Одним из основных сведений, передаваемых в банк, помимо собственно суммы, является номер лицевого счета, на который эту сумму следует зачислить. Поэтому каждому сотруднику должен быть открыт лицевой счет в рамках этого проекта, выдана пластиковая карточка.
Для выполнения всей работы по обмену с банком в программе предусмотрено это рабочее место.
Закрытие лицевых счетов уволенных сотрудников
Зачисление зарплаты
Для формирования файлов о зачислении зарплаты предварительно должны быть оформлены ведомости в банк – именно они содержат информацию о сотрудниках и суммах, которые должны быть перечислены этим сотрудникам.
Сформированные ведомости отражаются в таблице Зачисление зарплаты рабочего места – в таких строках указано, что они готовы к выгрузке.
Каждая ведомость выгружается в отдельный файл по соответствующей кнопке.
Также имеется возможность объединить несколько ведомостей, оплаченных одним платежным поручением, и выгрузить их одним файлом. Для этого необходимо выделить в таблице ведомости, которые следует объединить, и нажать кнопку Платежное поручение.
Вместо включенных в платежное поручение ведомостей в таблице отображается строка с этим платежным поручением.
Ведомости или платежное поручение выгружаются либо в указанный в рабочем месте каталог файлов обмена, либо, если он не указан, в выбранный непосредственно при выгрузке. Выгруженные файлы необходимо передать в банк.
Если банк поддерживает отправку подтверждений о зачислении средств, то после получения файлов подтверждения их следует загрузить в программу. Загрузка подтверждений производится по нажатию одноименной кнопки в рабочем месте (Загрузить подтверждения) – указывается полученный из банка файл. В результате в программе создается документ Подтверждение о зачислении зарплаты.
При благоприятном исходе подтверждение будет содержать информацию о том, что всем сотрудникам деньги зачислены. Такие ведомости перестают отображаться в списке ведомостей в рабочем месте. Включить их отображение и отключить его обратно можно по кнопке в панели над списком.
Суммы по ведомости могут быть не зачислены ни одному сотруднику. В этом случае в строке ведомости сообщается Не зачислено (все строки – ошибки). По всем сотрудникам задолженность вновь считается невыплаченной, как если бы ведомость не оформлялась.
В этом случае появляется возможность повторно оформить ведомость. По ссылке Оформить повторно подтверждение о зачислении отменяется, ведомость становится доступной для повторной выгрузки файла, и по ней снова ожидается подтверждение.
Наконец, если части сотрудников зачисление подтверждено, а части – нет, то в строке ведомости сообщается Зачислено с ошибками (частично). По всем сотрудникам, которым зачисление подтверждено не было, задолженность вновь считается невыплаченной, как если бы ведомость на них и не оформлялась.
Такая ведомость перестает отображаться в списке ведомостей, как и в случае успешного зачисления. Аналогичным способом (по кнопке) можно включить и отображение таких ведомостей. По ссылке Оформить повторно можно создать новую ведомость в банк – в нее включатся сотрудники, которым зачисление не было подтверждено. Работа с этой ведомостью ведется как с созданной первоначально: выгружается файл, ожидается и загружается подтверждение и т. п.
В программе считается, что если сумма по сотруднику не была зачислена, то она не была зачислена полностью. То есть нельзя отразить, что часть суммы была зачислена, а часть – нет.
Открытие новых лицевых счетов
Работы по открытию новых лицевых счетов удобно производить из рабочего места обмена с банками. В нем в таблице отображаются сотрудники выбранной организации (список можно дополнительно ограничить и подразделением), для которых в программе не введены сведения о лицевом счете ни по одному зарплатному проекту, например, вновь принятые сотрудники.
Для того чтобы в список не попадали сотрудники, лицевые счета которым уже открыты ранее (не средствами программы), их номера предварительно необходимо ввести вручную по кнопке Ввести лицевые счета.
Если каким-то из этих сотрудников пока (например, не полностью заполнена анкета) или совсем (например, сотрудник получает зарплату через кассу) не планируется открывать лицевые счета, то заполнение заявки но ним можно отложить по нажатию одноименной ссылки.
Если же какому-то сотруднику, у которого уже есть счет, необходимо открыть новый счет (по этому же зарплатному проекту или по другому), то вводить его следует непосредственно в документ, при необходимости создав его.
"Отложенные" сотрудники по умолчанию не отображаются в списке, и по ним заявка на открытие счетов не заполняется, в файл они не выгружаются. Если впоследствии потребуется оформить на них заявку, то необходимо нажать кнопку с изображением карточек в панели над списком. Тогда они будут показываться в списке, и для получения возможности включения их в заявку следует нажать ссылку Возобновить.
Повторное нажатие кнопки возвращает список в исходное состояние, когда в нем не отображаются отложенные сотрудники.
После того как состав сотрудников, по которым планируется формировать заявку на открытие лицевых счетов, подобран, необходимо заполнить сведения, которые будут передаваться в банк. Сведения по каждому сотруднику вводятся на нескольких закладках в документе-заявке, которая открывается по кнопке Редактировать анкету. В ней при выборе в строке определенного сотрудника в закладках редактируются его данные. Все основные сведения, обязательные для заполнения, заполняются автоматически по данным сотрудника, которые уже есть в программе. При необходимости можно открыть карточку сотрудника и дозаполнить ее (в этом случае данные обновятся и в заявке) или внести данные непосредственно в заявку (в карточке сотрудника в этом случае они не изменятся). Пока все обязательные поля не заполнены (остаются пустые поля, подчеркнутые красной линией), в строке сотрудника указывается, что заявка не заполнена. В этом случае нет возможности выгрузить заявку – для выгрузки необходимо заполнить все обязательные поля.
Помимо обязательных полей, в заявке имеется возможность заполнить еще и дополнительные поля. Их нужно заполнять в соответствии с анкетой банка, заполненной сотрудником. По вопросам заполнения таких полей следует проконсультироваться в банке.
Когда все обязательные поля заявки заполнены, в строке указывается, что сотрудник готов в выгрузке. Заявка выгружается только по готовым к выгрузке сотрудникам (не считая тех, по которым открытие лицевого счета отложено – они не попадают в заявку). По сотрудникам, заявка которых не заполнена, выгрузить ее в файл возможности нет.
Файл выгружается по нажатию одноименной кнопки в каталог, указанный в специальном поле в рабочем месте. Если каталог в рабочем месте не указан, его потребуется выбрать отдельно.
При успешной выгрузке файла об этом сообщается, а в строках сотрудников отображается, что заявка ожидает подтверждения. Если файл по какой-то причине выгрузить не удалось, то следует исправить эту причину и повторить выгрузку.
После выгрузки файла его следует передать в банк и ожидать подтверждения.
При получении файла подтверждения его загрузка производится по нажатию одноименной кнопки в рабочем месте (Загрузить подтверждения) – указывается полученный из банка файл.
Подтверждение содержит информацию о том, открыт ли лицевой счет по каждому сотруднику или нет, а также номер счета, если он открыт. Тем сотрудникам, которым счет успешно открыт, в программу записывается его номер – теперь по сотруднику можно формировать ведомости и перечислять на этот счет зарплату.
Месяц открытия счета устанавливается в соответствии с датой подтверждения. При необходимости месяц открытия может быть изменен в документе подтверждения.
Если по кому-то из сотрудников счета не были открыты, то они остаются в списке и для них имеется возможность оформить новую заявку – по ссылке Оформить повторно.
Имеется возможность повторно оформить заявку и на этапе ожидания ответа из банка, т. е. когда заявка уже выгружена, но подтверждение не получено и по какой-то причине не планируется его получение и заявку требуется сформировать заново.
Работа с повторно оформленной заявкой в целом не отличается от работы с первичной заявкой. Единственное отличие – пока повторная заявка еще не выгружена, ее можно отменить по соответствующей ссылке в списке сотрудников.
Закрытие лицевых счетов уволенных сотрудников
Если в рабочем месте выбран зарплатный проект, для которого указан формат файла не ниже версии 3.3, то становится доступна таблица для проведения работ по закрытию лицевых счетов. Таблица заполняется уволенными сотрудниками, у которых есть открытые лицевые счета по выбранному проекту. При заполнении таблицы сотрудник считается уволенным, если у него не осталось ни одного рабочего места в организации.
Выгрузка файла (заявки на закрытие счетов) производится по одноименной кнопке. Дальнейшая работа с закрытыми лицевыми счетами не предполагается и не требуется.