Утверждение штатного расписания

Документ предназначен как для первоначального ввода всех позиций в штатное расписание, так и для отражения его существенных изменений (которые затрагивают многие подразделения или позиции, приводят к появлению "новой версии" штатного расписания). Вносимые документом изменения относятся к определенному месяцу и действуют с его начала.

Если требуется отразить "локальное" изменение штатного расписания не связанное с его существенным изменением по всей организации, то можно воспользоваться документом Изменение штатного расписания. Он также позволяет изменить штатное расписание с любого числа месяца.

Заполнение документа

В качестве даты документа может быть указана любая дата – дата реального решения об изменении штатного расписания, дата ввода документа в программу и т.п. Она не влияет на учет штатного расписания в программе и используется только лишь при печати унифицированной форм Т-3 из документа.

Влияние на учет оказывает месяц, который следует указать в отдельном поле.

При первом утверждении штатного расписания в программе можно указать месяц, с которого этот вариант действительно утвержден в организации, или текущий месяц, если штатное расписание в организации ранее не велось и составляется впервые. Рекомендуется, чтобы этот месяц был не позже месяца первых кадровых событий, регистрируемых в программе. В противном случае такие события будут зарегистрированы не в соответствии со штатным расписанием.

При внесении новой версии штатного расписания месяц, с которого будут действовать вносимые изменения, должен быть больше месяца последних изменений штатного расписания – вносить изменения задним числом не допускается, для этого необходимо отредактировать соответствующий документ прошлого периода.

Если штатное расписание утверждается не впервые, то таблица позиций заполняется всеми действующими позициями штатного расписания. Такие позиции удалить из таблицы непосредственно нельзя, их можно только отметить как закрытые (для сохранения истории) по команде Закрыть позицию в контекстном меню.

При добавлении в документ новой позиции (кнопка Добавить позицию) или редактировании уже имеющейся открывается ее карточка, в которой и выполняется редактирование.

Дополнительные возможности

Сотрудники в программе могут быть оформлены до начала ведения штатного расписания в ней, либо в разрез с утвержденным в программе штатным расписанием.
В таких случаях позиции в документе можно заполнить автоматически по уже введенным в программу кадровым данным с помощью команды Дополнить по текущей кадровой расстановке в меню Еще (или Все действия) таблицы позиций.

Если позиции введены в документ в произвольном порядке, то для удобства визуального восприятия документа таблицу позиций можно упорядочить в соответствии с порядком, настроенным в списках подразделений и должностей, с помощью одноименной кнопки.

При изменении оплаты труда по позиции может потребоваться отразить это изменение на действующих плановых начислениях сотрудников этой позиции. Для этого можно создать документ Изменение плановых начислений с помощью кнопки Изменить плановые начисления.

Проведение документа

При проведении заполненного документа в штатном расписании создаются утвержденные позиции в полном соответствии с их описанием в документе. Дата их утверждения соответствует месяцу, указанному в документе. Для закрытых позиций указывается дата их закрытия. Для подразделений и должностей устанавливаются признаки их введения в штатное расписание или выведения из него и соответствующие даты.
Если отменить проведение документа, то созданные им позиции не удаляются из штатного расписания – они отмечаются как неутвержденные.

После проведения документа непосредственно из него имеется возможность сформировать унифицированную форму Т-3.