Больничный лист

Документ предназначен для регистрации факта предъявления сотрудником листка нетрудоспособности, как с целью назначения пособия, так и для отражения его отсутствия.
Также документ позволяет рассчитать и начислить:
• доплату до полного среднего заработка за дни нетрудоспособности;
• зарплату за время до начала отпуска по беременности и родам.

Работа с документом отличается в зависимости от того, передана ли выплата пособий в ФСС, т.е. участвует ли в так называемом пилотном проекте регион, в котором зарегистрирована организация, или нет.
Для участников пилотного проекта ФСС предусмотрено также специальное рабочее место Пособия за счет ФСС.

Заполнение документа

Указанным месяцем будут зарегистрированы все произведенные в документе расчеты – они будут отражены в ведомостях на выплату и отчетах за этот месяц.

Если сотрудник занят в организации, в том числе, по внутреннему совместительству, то отдельно для выбора его рабочее место по совместительству не предлагается. По внутреннему совместительству документом автоматически регистрируется неоплачиваемое отсутствие.

Номер листка нетрудоспособности указывается в информационных целях, а в пилотном проекте ФСС он используется при заполнении отчетности.

Закладка "Главное"

Результаты расчета

Планирование выплаты расчета

Утверждение расчета

Закладка "Оплата"

Закладка "Начислено (подробно)"

Закладка "Пересчет прошлого периода"

Закладка "Пилотный проект ФСС"

Проверка и печать документа

Выплата по документу и ввод на его основании

Исправление и сторнирование документа

Закладка "Главное"

На закладке указываются основные условия оплаты больничного листа. Дополнительные условия можно указать на закладке "Оплата".

Если листок нетрудоспособности является продолжением ранее уже оплаченного больничного листа, то следует установить соответствующий флажок и выбрать документ, продолжением которого является текущий. При этом большинство полей текущего листка заполняется в соответствии с данными выбранного документа, однако некоторые из них могут быть изменены.

Причина нетрудоспособности выбирается в соответствии с кодом причины, указанным в листке нетрудоспособности. Пособия по нетрудоспособности по причинам с кодами 01, 02, 10, 11 оплачиваются одинаково, поэтому в программе этим кодам соответствует одна причина "(01, 02, 10, 11) Заболевание или травма (кроме травм на производстве)".

Если вводится листок с кодом 09, 12, 13, 14, 15, то помимо указания причины "(09, 12, 13, 14, 15) Уход за больным ребенком" необходимо ее конкретизировать в поле Уход за ребенком. При этом если в соответствии с законодательством предусмотрена оплата части пособия в размере 50%, то дата, с которой пособие оплачивается в пониженном размере, заполняется автоматически, и при необходимости может быть откорректирована.

Пособия с кодом 05 (Отпуск по беременности и родам), начинающиеся до 2013 года, имеется возможность рассчитать исходя из среднего заработка по правилам, действующим до 2010 года. Для пособий текущего периода эта возможность не актуальна, и оставлена для "восстановления" учета за прошлые периоды.

В случае регистрации отпуска по беременности и родам в документе имеется еще одна возможность:

Если в программе ведется штатное расписание, то с помощью одноименного флажка можно в нем освободить ставку на период отсутствия сотрудника. В этом случае в отчетах по штатному расписанию (за период отсутствия) ставка будет показываться как свободная, а также на эту ставку будет возможен прием другого сотрудника без выдачи сообщения при проверке.

В полях Освобождение от работы указывается период нетрудоспособности (весь период целиком, даже если записей в разделе «Освобождение от работы» Листка нетрудоспособности несколько). Программой определяется количество календарных дней, на которые приходится нетрудоспособность.

По просьбе сотрудника может потребоваться при его уходе в отпуск по беременности и родам вместе с пособием рассчитать и выплатить зарплату за отработанные до ухода в отпуск дни. В таком случае следует установить флажок рассчитать зарплату за. Флажок доступен, если отпуск начинается после начала месяца, которым регистрируется его начисление, а выплата установлена в межрасчетный период. Если отпуск начинается в месяце, следующем за месяцем начисления, то зарплата будет начислена только за месяц начисления.

Если в настройке расчета зарплаты выбрана возможность выполнять доплату за дни болезни, то в больничном доступен соответствующий флажок, при установке которого помимо самого пособия будет начислена и доплата. По умолчанию доплата выполняется до 100 % среднего заработка, но этот процент можно изменить. Процент можно изменить как в конкретном экземпляре документа, так и в учетной политике организации – в этом случае он будет использован для подстановки по умолчанию по все создаваемые документы. В случае выполнения доплаты доступно формирование печатной формы приказа на доплату.

Результаты расчета

При заполнении достаточных для расчета условий расчет документа производится автоматически.
Если в настройках расчета зарплаты отключено выполнение автоматического пересчета документов при их редактировании, то для расчета документа следует вручную нажать кнопку со стрелками. Желтый цвет этой кнопки показывает, что документ не пересчитан в соответствии с внесенными в него изменениями.

Дополнительно уточнить условия оплаты больничного листа можно на закладке Оплата. Вопросы ее заполнения рассмотрены в следующем разделе.

В области результатов расчета показывают краткие итоги расчета этого документа. Эти данные предлагаются только для просмотра.

При необходимости ознакомиться с детальными записями о начислениях или перерасчете (или отредактировать их) следует перейти на закладку Начислено (подробно) или Пересчет прошлого периода соответственно.

Если установлена выплата с авансом или в межрасчетный период (см. далее), то в документе производится также расчет НДФЛ и удержаний. Сводные данные доступны для просмотра непосредственно на закладке, а по кнопке с зеленым карандашиком можно в отдельных окнах ознакомиться с подробностями расчета.

С подробностями расчета среднего заработка можно ознакомиться в калькуляторе среднего заработка по кнопке с зеленым карандашиком.

Если выплата пособий передана в ФСС (указывается в учетной политике организации) и месяц начисления больничного превосходит дату вступления в проект, то часть пособия за счет ФСС не рассчитывается (рассчитывается с нулевым результатом). Такое начисление необходимо регистрировать с целью учета отсутствия сотрудника на работе.

Планирование выплаты расчета

По умолчанию считается, что оплата больничного будет выплачена с зарплатой.

Если это не так, то в документе можно указать предполагаемый способ выплаты произведенных в нем начислений, а также изменить предполагаемую дату их выплаты.
Указание требуемого способа выплаты позволит автоматически заполнить эти суммы в соответствующей ведомости на выплату.
Указание планируемой дата выплаты может влиять на расчет НДФЛ и фигурировать в регистре налогового учета по НДФЛ.

Дата выплаты заполняется автоматически в зависимости от способа выплаты, в соответствии с датами выплаты зарплаты и аванса, указанными в карточке организации в разделе Бухучет и выплаты зарплаты:
• с авансом – датой ближайшей выплаты аванса;
• с зарплатой – датой ближайшей выплаты зарплаты.
Если начисление планируется выплатить в другой день, то дату следует изменить вручную.

Утверждение расчета

Если в программе работают пользователи с ограниченными правами, то в документе присутствует флаг Расчет утвердил. Он доступен только пользователям с доступом к данным о фактической зарплате. Пока этот флаг не установлен, оформление документа считается незавершенным.
Второй ответственный за документ (тот, кто утвердил расчет) указывается в документе в информационных целях (так же, как и основной ответственный).

Закладка "Оплата"

На закладке указываются дополнительные условия, влияющие на оплату больничного листа.

В полях Назначить пособие указываются иные даты начала выплаты пособия в тех случаях, когда пособие выплачивается не за все календарные дни нетрудоспособности (например, заболевание началось в период отпуска за свой счет и пособие выплачивается со дня, когда сотрудник должен был выйти на работу). Программой определяется количество оплачиваемых календарных дней.

Размер (процент) оплаты может зависеть от страхового стажа сотрудника. Страховой стаж должен быть задан предварительно в его карточке, либо непосредственно в документе по ссылке Ввести страховой стаж. Введенный или отредактированный в документе стаж сохраняется в карточке сотрудника.
Если страховой стаж сотруднику введен не был, то он считается равным нулю, независимо от зарегистрированной в программе даты приема сотрудника на работу.

Процент оплаты больничного, а также порядок расчета максимального размера пособия по временной нетрудоспособности (поле Ограничение пособия) определяются автоматически в соответствии с законодательством, в зависимости от причины нетрудоспособности и страхового стажа сотрудника.

Если при расчете пособия планируется использовать данные о заработке сотрудника у предыдущих страхователей , которые предварительно должны быть введены с помощью документа Справка для расчета пособий (входящая) (его можно ввести из калькулятора среднего заработка), то следует установить соответствующий флажок.

Если сотрудник занят на условиях неполного рабочего времени, то при расчете среднего заработка в случае, если заработок сотрудника за расчетные годы отсутствует или ниже МРОТ, в соответствии с законодательством должна учитываться доля неполного времени. Доля заполняется автоматически как отношение продолжительность рабочей недели согласно графику сотрудника к продолжительности рабочей недели согласно графику, который указан в графике сотрудника как график для расчета нормы. При необходимости доля может быть отредактирована вручную.

Если в карточке организации или обособленного подразделения указано, что применяется районный коэффициент, то в больничном соответствующее поле заполняется в соответствии со значением, указанным в карточке как федеральный коэффициент. Его значение может использоваться при расчете среднего заработка.

В том случае, когда в страховой стаж сотрудника включаются так называемые "нестраховые периоды", либо сотрудник имеет право на пособия в повышенных размерах как пострадавший от радиационного облучения, необходимо установить флажок Применять льготы при начислении пособия и выбрать соответствующую льготу. При этом становятся доступны дополнительные настройки размеров пособий, выплачиваемых за счет федерального бюджета.
Флажок устанавливается автоматически, если в карточке сотрудника указано, что он имеет право на льготу или введены сведения о стаже с учетом нестраховых периодов.

При наличии в листке даты нарушения режима она указывается в соответствующем поле.

Документом может оплачиваться часть периода отсутствия, которое началось в предыдущих периодах, например, когда длительное отсутствие оплачивается разным документами (листками-продолжениями).
В этом случае дата начала очередного периода оплаты будет больше даты начала самого отсутствия, и для корректного расчета пособия следует указать дату начала нетрудоспособности прошлого периода.
Если пособие целиком оплачивается одним документом, то эта дата будет совпадать с датой начала, указанной на закладке Главное.

В программе для начисления оплаты по больничному листу предусмотрено несколько видов начислений:
• Отпуск по беременности и родам – для оплаты больничного с причиной "(05) Отпуск по беременности и родам"
• Больничный при травме на производстве – для оплаты больничного с причиной "(04) Травма на производстве"
• Больничный при профзаболевании – для оплаты больничного с причиной "(07) Профзаболевание"
• Больничный – для оплаты части больничного, финансируемой ФСС, для больничных по все другим причинам;
• Больничный за счет работодателя – для оплаты части больничного, финансируемой работодателем, для больничных по все другим причинам;
• Отсутствие по болезни, Неоплачиваемые дни отпуска по беременности и родам – для регистрации неоплачиваемого отсутствия в том случае, если пособие назначается не за все дни нетрудоспособности (период Назначить пособие на закладке Оплата отличается от периода Освобождение от работы на закладке Главное);
• Доплата за дни болезни – для начисления доплаты до среднего заработка за счет работодателя, если в больничном листе отмечена такая необходимость.
При начислении больничного листа программа автоматически определяет, какие из этих видов начислений использовать в конкретном расчете.
Однако пользователем в программе может быть описано несколько разных начислений одинакового назначения, но в чем-то отличающихся. Поэтому если в программе было создано несколько начислений с одинаковым назначением, то в документе можно выбрать требуемые в настоящий момент начисления.

Закладка "Начислено (подробно)"

Согласно условиям, указанным на закладках Главное и Оплата, рассчитываются начисления:

• Оплата больничного листа. Расчет производится исходя из среднего заработка с учетом ограничений, согласно законодательству. Вид начисления выбирается в соответствии с причиной листка. При необходимости начисление разбивается на строки (за счет работодателя, неоплачиваемое). С подробностями расчета можно ознакомиться в печатной форме расчета пособия.
• Доплата за дни болезни. Рассчитывается как разница между средним заработком за период отсутствия сотрудника (в том числе за неоплачиваемую часть), рассчитанным без учета каких-либо ограничений (предельной величиной, процентом из-за небольшого страхового стажа сотрудника и т.п.), умноженным на процент доплаты, и суммой начисленного пособия.
• Зарплата сотрудника до начала отпуска по беременности и родам. Расчет зарплаты в документе и работа с результатами расчета производятся так же, как они производятся на аналогичной закладке в документе Начисление зарплаты и взносов.

Закладка "Пересчет прошлого периода"

Возможно возникновение ситуации, когда документ "забыли" ввести своевременно. Т.е. человек фактически отсутствовал, но это не было зарегистрировано в программе надлежащим образом, и за время отсутствия ему была начислена, например, зарплата.

Если период отсутствия, регистрируемый текущим документом, приходится на период, на который уже были зарегистрированы менее приоритетные начисления в предыдущих месяцах, то в документе производится перерасчет (сторнирование) этих начислений.

Если же такое "наслоение" регистрируется в одном месяце, это значит, что внесение исправлений еще возможно этим месяцем, и поэтому перерасчет не производится. Для исправления такой ситуации после ввода отсутствия необходимо пересчитать тот документ, которым в этом месяце на этот же период уже были зарегистрированы начисления.

Кроме того, перерасчет производится в документе-исправлении документа прошлого периода (рассмотрено далее).

Закладка "Пилотный проект ФСС"

Если выплата пособий передана в ФСС (указывается в учетной политике организации) и месяц начисления больничного превосходит дату вступления в проект, то для передачи в ФСС реестра необходимо ввести дополнительные данные из листка нетрудоспособности. Эта данные вводятся в специальной форме, которая открывается по соответствующей ссылке.

Также в этом случае на основании больничного можно ввести документ Заявление сотрудника на выплату пособия.

Проверка и печать документа

При расчете или проведении документа выполняются проверки корректности его заполнения.

Появление сообщений вида "Не удалось подобрать вид начисления…" означает, что в списке начислений программы произошел сбой (например, в ходе переноса данных из программы прошлой версии) и в нем не оказалось актуального начисления с требуемым назначением. Для исправления этой проблемы необходимо самостоятельно описать начисление с требуемым назначением.

После проведения документа доступно формирование печатных форм:
• Расчет пособия к листку нетрудоспособности
• Приказ о доплате за дни болезни
• Расчет среднего заработка
• Подробный расчет начислений

Некоторые особенности формирования печатной формы приказа могут быть заданы в Дополнительных настройках (раздел программы Настройка).

Имеется возможность изменить вид макета печатной формы с сохранением изменений при всех последующих формированиях этого макета (раздел программы Администрирование/Печатные формы, отчеты и обработки или меню Еще – Изменить макет… формы печати документа).

Руководитель заполняется в соответствии с указанными в карточке организации данными и используется для расшифровки подписи в печатных формах.

Выплата по документу и ввод на его основании

Если в документе установлена выплата расчета в межрасчетный период, то для удобства можно создать и заполнить ведомость на выплату непосредственно из документа. По кнопке Выплатить открывается помощник создания ведомостей.

На основании больничного листа можно ввести:
• его больничный лист-продолжение;
• документ Совмещение для назначения доплаты другому сотруднику за исполнение обязанностей отсутствующего сотрудника. Ввод доступен, если в настройках расчета зарплаты выбрана возможность регистрации совмещения, временного исполнения обязанностей.

Исправление и сторнирование документа

В некоторых случаях после оформления документа может потребоваться внести в него исправления, например, в случае уточнения каких-либо данных, влияющих на расчет.
Пока месяц начисления документа "не закрыт", исправления можно внести непосредственно в сам документ, в его исходный экземпляр. Если при этом по какой-то причине требуется оставить первоначальный вариант "для истории", то его можно оставить непроведенным, скопировать, и провести исправленную копию документа.

Однако если за месяц начисления в программе уже отражена выплата зарплаты или зарплата отражена в учете, то внесение исправлений в документ "задним числом" может привести к тому, что уже "зафиксированные" данные станут недостоверны. В таком случае можно отразить изменения одним из следующих месяцев, введя документ-исправление с помощью ссылки Исправить, которая появляется внизу документа.

По нажатию этой ссылки создается новый документ-исправление. На его закладке Пересчет прошлого периода сторнируются все начисления, зарегистрированные исправляемым документом.

Также могут сторнироваться пришедшиеся на новый период отсутствия (в случае его изменения) начисления, как и в обычном документе.

Если требуется полностью отменить все начисления, выполненные документом прошлого периода, и отразить это в одном из следующих месяцев, то можно ввести документ Сторнирование начислений по ссылке Сторнировать.

Если в программе установлена дата запрета изменения данных, и данные документа попадают под эту дату, то нет возможности внести изменения непосредственно в него. В этом случае исправления регистрируются только либо с помощью документа-исправления или сторнирования, либо путем временного изменения даты запрета.