Приложение позволяет вести историю изменений следующих документов и списков:

■ Демо: Виды субконто;

■ Демо: Задание;

■ Демо: Контрагенты;

■ Демо: Основной:

■ Демо: Поступление товаров**;**

■ Демо: Счет на оплату покупателю**;**

■ Демо: Физические лица;

■ Демо: Характеристики;

История изменений позволяет быстро ответить на вопросы: «Кто изменил объект?», «Когда произошли изменения?» и «Что было изменено в объекте?». Приложение позволяет просматривать любую версию объекта или сравнивать любые версии объекта между собой.

В начале внедрения приложения, когда объемы информации еще небольшие и исполнители делают много ошибок в работе (например, вводят лишнюю информацию или нечаянно удаляют нужную), хранение истории изменений может помочь привести списки в порядок, избавиться от допущенных ошибок, помочь исполнителям понять свои ошибочные действия и не допускать их в дальнейшей работе. Благодаря хранению истории изменений объектов можно вернуться к какой-либо предыдущей версии документа или элемента списка, которая была наиболее полной или более правильной в отличие от последнего состояния. В дальнейшем, когда объемы информации в приложении возрастают, можно постепенно отказываться от истории изменений некоторых объектов вообще или вести историю изменений только в важные моменты, например, при проведении документов. Подробнее см. раздел Настройка хранения истории изменений объектов.

Для работы с историей изменений объектов необходимо выполнить предварительную настройку. Настройку и просмотр истории версий выполняет администратор приложения.

Настройка приложения

Для ведения истории изменений объектов приложения необходимо включить флажок Хранить историю изменений в разделе Администрирование– Общие настройки – История изменений.

После этого станет доступна ссылка Настроить, с помощью которой можно настроить хранение и очистку версий документов и списков. Подробнее см. раздел Настройка хранения истории изменений объектов.

Настройка хранения истории изменений объектов

Настройку хранения истории изменений объектов выполняет администратор с помощью ссылки Настроить раздела Администрирование– Общие настройки – История изменений.

Нажмите кнопку Установить когда сохранять версии, затем из выпадающего списка выберите нужный вариант хранения истории изменений для каждого типа документов и списков:

■``Никогда –``история не сохраняется, актуально для списков, так как изменения в них не влекут за собой изменений в учете;

■ При записи –``в историю версий добавляются новые записи при изменении (или создании) списка или документа;

■``При проведении (для документов) –``аналогично варианту При записи``, но версии не записываются до тех пор, пока документ не будет проведён;

■``При старте (для бизнес-процессов) –версиибизнес-процесса создаются только после его старта. Данный вариант позволяет не создавать лишние версии бизнес-процессов, пока их подготавливают к запуску;

■ По умолчанию– установить рекомендуемые настройки (для списков – никогда (не создавать версии), для документов – создавать версии при проведении, для бизнес-процессов – создавать версии при старте).

Нажмите кнопку Установить срок хранения версий, затем из выпадающего списка выберите нужный срок хранения версий для каждого типа документов и списков:

■ За последнюю неделю;

■ За последний месяц;

■ За последние три месяца;

■ За последние шесть месяцев;

■ За последний год;

■ Бессрочно.

Если у документа установлено сохранение версий При проведении, то первая версия документа будет записана в историю только после первого проведения документа. Впоследствии версии документа будут записываться при каждом сохранении проведенного документа. Это позволяет не создавать версии новых и не заполненных окончательно документов, чтобы не увеличивать объем хранимой в приложении информации. Рекомендуется применять эту настройку для всех документов.

Если у бизнес-процесса установлено сохранение версий При старте, то первая версия будет записана только после его старта. Это позволяет не создавать лишние версии бизнес-процессов в то время, пока их подготавливают к запуску.

Хранение истории изменений большого количества объектов может привести к увеличению объема хранимой в приложении информации из-за хранения их версий, что может существенно замедлить работу приложения. Поэтому рекомендуется использовать эту возможность избирательно.

С помощью ссылки внизу таблицы можно перейти к просмотру отчета Количество и объем хранимых версий объектов. Подробнее см. раздел Отчет Количество и объем хранимых версий объектов.

Приложение ведет подсчет устаревших версий. Если имеются устаревшие версии, становится доступной кнопка, с помощью которой можно Очистить приложение у от них.

Также в приложении предусмотрена возможность удалять устаревшие версии автоматически по расписанию. Для этого необходимо включить флажок Автоматически удалять устаревшие версии и воспользоваться ссылкой Настроить расписание.

При очистке версий удаляются двоичные данные, но остаются сведения о самом факте изменения: автор, дата и комментарий, т.е. нельзя откатиться к такой версии и посмотреть, что именно было изменено, но можно увидеть сам факт изменения.

Если объем диска ограничен, и объем базы данных имеет значение, но имеются важные документы, и их версии полезно было бы сохранить, то можно организовать хранение версий таким образом:

■ настроить хранение версий для документов только при проведении;

■ исключить хранение версий для незначимых документов (изменения в которых не требуется отслеживать);

■ настроить предельный срок хранения старых версий объектов.

Также следует исключать версии объектов из бекапов (резервного копирования).

Отчет Количество и объем хранимых версий объектов

Если дисковое пространство, предназначенное для хранения данных приложения, ограничено, с помощью отчета можно контролировать объем хранимых версий объектов в сравнении и принять решение о сокращении числа хранимых версий.

В отчете выводятся:

■ диаграмма Объем хранимых версий по типам объектов;

■ диаграмма Количество хранимых версий по типам объектов;

■ числовые данные по количеству и объему хранимых версий.

С помощью данного отчета можно оценить, версии каких именно документов занимают больше всего места.

Просмотр истории изменений объекта

Для того чтобы посмотреть историю версий того или иного списка или документа, можно воспользоваться кнопкой  Перейти к истории изменений в его командной панели. Кнопка доступна только для тех объектов, у которых настроено хранение истории изменений объектов. Просмотреть историю версий может также пользователь с установленной ролью Чтение версий объектов.

Пользователю с полными правами доступна возможность изменения комментариев к версиям. Это может быть полезно, например, при анализе изменений какого-либо документа.

По ссылке Технические сведения об изменении объекта сразу после внесения и сохранения изменений можно просмотреть журнал регистрации, отфильтрованный по событиям, связанным с этим объектом. Подробнее см. раздел документации Настройка приложения.

С помощью отбора Изменения в реквизитах можно отражать изменения определенных реквизитов. Для этого с помощью кнопки  Выбрать откройте список реквизитов, выберите с помощью флажков реквизиты, изменения по которым необходимо отражать в списке версий.

Нажав на кнопку Открыть версию, можно просмотреть отчет о состоянии объекта на интересующий момент времени.

Для того чтобы просмотреть Отчет по изменениям версий объекта, необходимо выделить две или более версии в списке версий, затем нажать кнопку Сравнить.

Для того чтобы вернуться к одной из предыдущих версий объекта, выделите нужную строку с версией объекта, затем нажмите кнопку Перейти на версию. Изменения, внесенные после сохранения этой версии, будут отменены. Например, на рисунке ниже возвращено состояние объекта на 10:03 20.08.2015 и несколько внесенных изменений отменено.

При синхронизации данных с другим приложением или при работе в распределенной информационной базе автоматически синхронизируются все версии объектов. Таким образом, в синхронизируемых объектах (с помощью ссылки панели навигации История изменений) можно увидеть полную историю изменений, в том числе все изменения, происходившие в другой приложении (узле). Для просмотра всей истории изменений объекта не требуется доступ к другим приложениям (узлам). Подробнее см. раздел документации Обмен данными.

Роли, применяющиеся для работы с историей изменений

Для работы с историей изменений необходимо назначить следующие роли:

Роль	Краткое описание
Полные права	Дает право: включать и отключать хранение истории изменений; чтения версий объектов; изменения настроек хранения истории изменений объектов; просмотра отчета по версиям.
Чтение версий объектов	Дает право просмотра истории изменений объекта и позволяет читать версии объектов.