Прогул, неявка

Документ предназначен для регистрации прогула сотрудника или неявки по невыясненным причинам. Зарегистрированный документом период не будет оплачен при последующем расчете зарплаты.

Документ доступен, если в настройках расчета зарплаты выбрана соответствующая возможность.

Заполнение документа

Пересчет прошлого периода

Исправление и сторнирование документа

Заполнение документа

Указанным месяцем будет зарегистрировано отсутствие, а также произведенные в документе перерасчеты – они будут отражены в отчетах и ведомостях на выплату за этот месяц.

Следует выбрать вид отсутствия – отсутствие по невыясненной причине или прогул. От этого зависит, например, как период такого отсутствия будет обозначен в табеле учета рабочего времени. Кроме того, отсутствие по причине прогула особым образом учитывается при расчете среднего заработка.

В документе указывается период, в течение которого сотрудник отсутствовал.

Если в настройках расчета зарплаты была выбрана возможность регистрировать внутрисменные прогулы и неявки, то доступен флажок Отсутствие в течение части смены. Его установка позволяет указать период отсутствия не в целых днях, а в часах в пределах выбранного дня.

Если согласно графику работы сотрудника в этот день предусмотрена работа с разным видом времени (например, в дневное и ночное время), то можно уточнить, на какое именно время придется внутрисменное отсутствие сотрудника. Это позволит правильно рассчитать оплату за разные виды времени.

Если в программе работают пользователи с ограниченными правами, то в документе присутствует флаг Включено в расчет зарплаты. Он доступен только пользователям с доступом к данным о фактической зарплате. Пока этот флаг не установлен, оформление документа считается незавершенным – при расчете зарплаты это отсутствие учтено не будет.
Второй ответственный за документ (тот, кто включил отсутствие в расчет) указывается в документе в информационных целях (так же, как и основной ответственный).

В программе для неявки по невыясненным причинам или прогула может быть описано несколько разных видов начислений, в чем-то отличающихся. Изначально таких начислений создается по одному для каждого вида отсутствия и в этом документе оно определяется автоматически.
Если же в программе было создано несколько начислений с назначением Прогул или Неявка по невыясненным причинам, то в документе можно выбрать, какое из них следует учитывать при расчете начислений по этому документу.

Пересчет прошлого периода

Возможно возникновение ситуации, когда документ "забыли" ввести своевременно. Т.е. человек фактически отсутствовал, но это не было зарегистрировано в программе надлежащим образом, и за время отсутствия ему была начислена, например, зарплата.

Если период отсутствия, регистрируемый текущим документом, приходится на период, на который уже были зарегистрированы менее приоритетные начисления в предыдущих месяцах, то в документе производится перерасчет (сторнирование) этих начислений.

Если же такое "наслоение" регистрируется в одном месяце, это значит, что внесение исправлений еще возможно этим месяцем, и поэтому перерасчет не производится. Для исправления такой ситуации после ввода отсутствия необходимо пересчитать тот документ, которым в этом месяце на этот же период уже были зарегистрированы начисления.

Кроме того, перерасчет производится в документе-исправлении документа прошлого периода (рассмотрено далее).

Исправление и сторнирование документа

В некоторых случаях после оформления документа может потребоваться внести в него исправления, например, в случае уточнения каких-либо данных, влияющих на расчет.
Пока месяц начисления документа "не закрыт", исправления можно внести непосредственно в сам документ, в его исходный экземпляр. Если при этом по какой-то причине требуется оставить первоначальный вариант "для истории", то его можно оставить непроведенным, скопировать, и провести исправленную копию документа.

Однако если за месяц начисления в программе уже отражена выплата зарплаты или зарплата отражена в учете, то внесение исправлений в документ "задним числом" может привести к тому, что уже "зафиксированные" данные станут недостоверны. В таком случае можно отразить изменения одним из следующих месяцев, введя документ-исправление с помощью ссылки Исправить, которая появляется внизу документа.

По нажатию этой ссылки создается новый документ-исправление. На его закладке Пересчет прошлого периода сторнируются все начисления, зарегистрированные исправляемым документом.

Также могут сторнироваться пришедшиеся на новый период отсутствия (в случае его изменения) начисления, как и в обычном документе.

Если требуется полностью отменить все начисления, выполненные документом прошлого периода, и отразить это в одном из следующих месяцев, то можно ввести документ Сторнирование начислений по ссылке Сторнировать.

Если в программе установлена дата запрета изменения данных, и данные документа попадают под эту дату, то нет возможности внести изменения непосредственно в него. В этом случае исправления регистрируются только либо с помощью документа-исправления или сторнирования, либо путем временного изменения даты запрета.