Приобретение товаров и услуг / Форма документа / Справка
файлПриобретение товаров и услуг
Документ предназначен для регистрации в системе факта закупки товаров, а также его приемки на комиссию. Оформляется закупка или прием товаров на комиссию определяется тем видом операции (поле Операция на закладке Дополнительно), который указан в документе.
С помощью документа приобретения также регистрируется информация о поступлении товаров, закупленных от подотчетника. В этом случае в документе выбирается вид операции Закупка через подотчетное лицо. Если включена функциональная опция НСИ и администрирование - Казначейство - Управление параметрами казначейства - Контролировать выдачу под отчет в разрезе целей, то реквизит Статья ДДС становится обязательным к заполнению.
В документе доступно указание варианта доставки от поставщика.
Проверка контрагентов по данным ЕГРЮЛ и ЕГРИП
Поступление алкогольной продукции
Поступление прослеживаемых импортных товаров
Дополнительные материалы на ИТС
Выбор соглашения с поставщиком
Оформление документа на основании нескольких заказов
Корректировка документа по измененному распоряжению (заказу)
Изменение цен в заказе поставщику в соответствии с ценами поставки
Оформление закупок по регламентированному учету
Заполнение табличной части документа
Заполнение ранее зарегистрированными ценами
Сравнение цен поставки с ценами других поставщиков
Переход к номенклатуре поставщика из табличной части
Заполнение серий и сроков годности
Регистрация бракованного товара
Списание приобретаемых товаров на расходы в момент приобретения.
Заполнение из терминала сбора данных
Заполнение с помощью электронных весов
Закупка товара под деятельность с применением ЕНВД
Редактирование порядка расчетов по документу
Регистрация цен поставки и продажи
Регистрация новых цен продажи на основании цены, указанной в документе Приобретение товаров и услуг
Регистрация цен поставщика при поставке
Регистрация заявления о ввозе товаров из ЕАЭС
Оформление документов в электронном виде
Оформление закупки от подотчетного лица
Закупка по чекам от разных контрагентов
Оформление закупки табачной продукции
Выбор соглашения с поставщиком
Если с поставщиком заключено несколько соглашений, то необходимо выбрать нужное соглашение из списка. Для выбора доступны все незакрытые торговые соглашения с неистекшим сроком действия. После выбора соглашения автоматически заполняются: контрагент, организация, валюта взаиморасчетов и т.д. Указание соглашения в документе не является обязательным. Если соглашение в документе не заполнено, то все данные могут быть уточнены непосредственно в документе поступления.
Выбор склада
В поле Склад заполняется информация о той складской территории, на которую предполагается поставка товара.
- Если поставка товаров будет производиться в одну складскую территорию, то в поле Склад выбирается склад, на который будет производиться поставка.
- Если поставить товар необходимо на несколько складских территорий, то в поле Склад необходимо выбрать группу складов, в которую входят нужные складские территории.
Для регистрации поступления товаров по одной накладной сразу на несколько складов необходимо установить функциональную опцию Поступление товаров на несколько складов - в разделе НСИ и администрирование – Закупки - Документы закупок.
Заполнение условий оплаты
Если приобретение оформляется без заказа клиента, то по гиперссылке К оплате можно указать дату платежа, детализацию расчетов, порядок и форму оплаты.
Если приобретение оформляется по заказам и расчеты ведутся по заказам, то по гиперссылке К оплате можно уточнить даты платежей.
Дата платежа и форма оплаты заполняется только в том случае, если документ поставки оформляется без указания заказа поставщику. В противном случае, даты оплаты и форма оплаты определяются в соответствии с теми этапами оплаты, которые указаны в заказе.
Заполнение номеров ГТД
Для импортных товаров указываются номера ГТД и соответствующая номеру ГТД страна происхождения. Номер ГТД выбирается из справочника Номера ГТД и указывается только для тех товаров, в карточке которых установлен флаг Вести учет по ГТД.
Номер ГТД фиксируется в документе поставки только для тех товаров, которые уже прошли таможенное оформление (документ таможенная декларация оформлен). Приемка импортных товаров, которые еще только ждут таможенного оформления, осуществляется документом Приобретение товаров и услуг с установленным видом операции Закупка по импорту, номер ГТД в документе не указывается.
Оформление документа на основании нескольких заказов
Для этого в документе необходимо заполнить поля Поставщик, Контрагент, Организация, Склад, Операция, Договор, Валюта, Налогообложение, Цена включает НДС и установить флаг Поступление по заказам. После установки флага система попытается заполнить накладную еще не поступившими товарами из заказов поставщику. При этом товар будет добавлен в накладную только из тех заказов, в которых значение всех указанных выше полей совпадет со значениями в накладной.
| Например, если в накладной указана валюта Рубли, а в заказе Доллары США, то накладная не будет заполнена товарами из такого заказа (даже при условии что все остальные поля накладной и заказа совпадут). |
По команде табличной части Заполнить - Заполнить по заказам можно перезаполнить табличную часть накладной всеми товарами из всех заказов. По команде табличной части Заполнить - Подобрать товары из заказов можно заполнить табличную часть накладной выбранными товарами из выбранных заказов.
Корректировка документа по измененному распоряжению (заказу)
В этом случае накладную необходимо перезаполнить по измененому распоряжению. Для этого в командной панели накладной можно воспользоваться командой Подобрать товары из заказа. Далее будет открыт список товаров из заказа. После установки отметок у нужных позиций, эти позиции или их количество, будут перенесены в накладную.
Команда Подобрать товары из заказа будет доступна только в том случае если накладная была оформлена на основании заказа.
Изменение цен в заказе поставщику в соответствии с ценами поставки
В документе поступления отображаются две цены: цена, указанная в заказе (Цена в заказе) и цена поставки (Цена). Если цена поставки отличается от цены заказа, то программа отмечает такие цены заказа цветом (зеленым или красным в зависимости от направления отклонения).
Для изменения цен в заказе необходимо выполнить следующие действия:
- В документе поступления нажмите на гиперссылку Закрыть заказ.
- Откроется помощник закрытия заказов поставщикам, в котором будут показаны позиции, цена поставки которых отличается от цены в заказе и процент отклонения от цены поставки.
- Проконтролируйте список позиций и процент отклонения цены.
- Нажмите на кнопку Далее.
- Программа покажет список заказов поставщикам, в которых будут откорректированы цены.
- Нажмите на кнопку Готово.
- Цены в заказах поставщиков будут откорректированы в соответствии с ценами поставки.
Данную операцию следует проводить только после регистрации всех поставок товаров по заказу. При закрытии заказов одновременно с корректировкой цен производится отмена непоставленных позиций.
Оформление закупок по регламентированному учету
Данная операция оформляется в том случае, если в программе необходимо отразить различные данные по управленческому и регламентированному учету. Операции по управленческому учету в этом случае отражаются по предопределенной организации Управленческая организация, а операции по регламентированному учету отражаются от имени организации, указанной в документе с установленным видом операции Закупка по регл.учету.
Заполнение табличной части документа
Новая номенклатурная позиция добавляется в табличную часть путем выбора из справочника Номенклатура. В табличную часть могут быть добавлены, как товары, так и услуги. Если учет товаров ведется в разрезе характеристик и упаковок товара, то дополнительно вводится информация о характеристике номенклатуры и упаковке товара.
При оформлении документа поступления можно добавлять товары в табличную часть с помощью подбора товаров по данным поставщика (команда Подобрать товары). В табличной части диалогового окна подбора на закладке Номенклатура поставщика указываются те позиции, информация о которых зарегистрирована в справочнике Номенклатура поставщика. Информация о номенклатуре поставщика может быть зарегистрирована в момент регистрации цен прайс-листа поставщика с помощью документа Регистрация цен поставщика.
При заполнении табличной части Товары, при выборе номенклатуры поставщика (если ей соответствует наша номенклатура), автоматически заполняется и поле Номенклатура.
Так же при заполнении нашей номенклатуры если будет найдено одно соответствие, то программа заполнит поле Номенклатура поставщика. Если будет найдено несколько соответствий, то поле Номенклатура поставщика будет очищено, а при его заполнении можно будет выбрать номенклатуру поставщика из найденного списка (с помощью быстрого выбора).
При проведении документа если номенклатура поставщика выбрана и она не сопоставлена с нашей номенклатурой, то сопоставление выполняется программой автоматически.
Использование ручных скидок
Ручная скидка может быть указана для каждой строки документа поступления в процентном или суммовом выражениях.
Ручное заполнение цены
Для каждой номенклатурной позиции может быть уточнена цена номенклатурной позиции в соответствии с той ценой, которая указана в печатной форме финансового документа поставки. Значение цены может быть введено с учетом или без учета НДС.
- Если поставщик в печатной форме документа указал цены с учетом НДС, то на странице Дополнительно устанавливается флаг Цены включают НДС и цены вводятся с учетом НДС.
- Если в печатной форме документа цены указаны без учета НДС, то флаг Цены включают НДС не устанавливаются и значения цен вводятся без учета НДС.
Если документ поставки оформляется с указанием соглашения, то информация о том, как должны вводиться цены с учетом или без учета НДС определяется в соглашении с поставщиком.
Заполнение ранее зарегистрированными ценами
Цены поставщика регистрируются в рамках соглашения с помощью документа Регистрация цен поставщиков. Цены в документе поставки могут быть заполнены автоматически ранее зарегистрированными ценами только в том случае, если в документе поставки указано соглашение, по которому зарегистрированы цены.
- При вводе новой позиции для нее будет заполнена та цена, которая действует на момент оформления поставки в соответствии с указанным соглашением.
- Если в соглашении предусмотрена возможность регистрации цен по различным условиям, то при заполнении позиции в табличную часть документа, можно выбрать условие цены.
- Если необходимо заполнить цены по всем товарам в соответствии с ценами, зарегистрированными в соглашении, нажмите на кнопку Заполнить цены и выберите пункт По условиям закупок.
- Если необходимо заполнить цены в соответствии с предыдущими поступлениями, то используйте команду По последним поступлениям.
Сравнение цен поставки с ценами других поставщиков
- В командной панели формы выберите команду Анализ цен.
- Будет открыт отчет Анализ цен, в котором будут показаны цены других поставщиков и конкурентов по тем позициям номенклатуры, которые указаны в документе поступления.
Заполнение НДС
В поле Налогообложение на странице Дополнительно указывается тот вариант налогообложения, который принят у поставщика. Если закупка облагается НДС, то для каждой строки документа вводится информация о той ставке НДС, которая указана в печатной форме финансового документа поставки, поступившей от поставщика.
Переход к номенклатуре поставщика из табличной части
Для быстрого перехода к номенклатуре поставщика в табличной части документа, в контекстном меню воспользуйтесь командой Перейти к номенклатуре поставщика. По команде открывается список номенклатуры поставщика сопоставленный с нашей номенклатурой, строка с которой выделена в табличной части документа.
Заполнение серий и сроков годности
- Если пиктограмма выделена красным цветом, то по товару не указаны (или указаны не все) серийные номера или сроки годности.
- Если пиктограмма выделена зеленым цветом, то информация по сериям указана полностью.
Если склад является ордерным, то информация о сериях указывается при оформлении фактического приема (отгрузки) товаров со склада кладовщиком: в документах Приходный ордер на товары и Расходный ордер на товары.
Если в документе выбран вид номенклатуры, для которого на указанном в документе складе ведется учет серий и сроков годности, то в табличной части документа появляется колонка в которой пиктограммой помечаются те товары по которым для выбранного склада необходимо указывать серии или сроки годности.
Исключением является ситуация, когда выбран договор с настроенным оформлением закупок двумя документами. В этом случае серию можно указать только в том случае, когда в виде номенклатуры выбрана политика учета серий Учет себестоимости по сериям, и установлен один из флагов - Учет товаров в пути от поставщика по сериям и Учет серий в неотфактурованных поставках товаров.
Регистрация бракованного товара
Если в процессе поступления товара на склад обнаружился бракованный товар, то в документе можно отразить изменение качества у данного товара. Для этого к строке с бракованным товаром нужно применить команду табличной части Изменить качество.
В форме Выбора товара другого качества необходимо указать товар с другим качеством (если ранее для текущей позиции уже создавался товар с другим качеством), либо создать его и выбрать (Выбор товара другого качества).
Списание приобретаемых товаров на расходы в момент приобретения.
Если расходы, связанные с приобретением товара, требуется отнести на статью расходов в момент приобретения, то следует установить признак Списать на расходы. В этом случае обязательными для заполнения являются поля Подразделение-получатель, Статья расходов и Аналитика расходов, которые определяют дальнейший учет расходов.
Заполнение из терминала сбора данных
Для того чтобы загрузить данные из терминала сбора данных в табличную часть Товары необходимо воспользоваться командой табличной части Еще - Загрузить товары из ТСД. Если терминал сбора данных подключен и настроены параметры его подключения, то табличная часть заполниться данными из терминала. В противном случае программа выдаст предупреждение. Если из теминала будет получен штрих код не зарегистрированый в информационной базе, то программа предложит зарегистрировать его и сопоставить с имеющимся в информационной базе товаром.
Заполнение с помощью сканера
Если сканер подключен и настроены параметры его подключения, то после считывания штрих кода в табличную часть будет добавлен товар соответствующий штрих коду. Если товар уже присутствует в табличной части, то будет увеличено его количество. Если в программе не зарегистрирован считываемый штрих код, то программа предложит зарегистрировать его и сопоставить имеющемуся в информационной базе товару.
Для того что бы выполнить поиск товара в табличной части, необходимо воспользоваться командой табличной части Еще - Найти товары по штрих коду. Далее в открывшейся форме считать штрих код товара. Если товар со считанным штрих кодом присутствует в табличной части, то он будет выделен (на него будет установлен курсор). Если в программе не зарегистрирован считываемый штрих код, то программа предложит зарегистрировать его и сопоставить имеющемуся в информационной базе товару.
Заполнение с помощью электронных весов
С помощью команды табличной части документа Получить вес, поле Количество (количество упаковок) текущей строки документа заполнится весом, полученным из подключенных электронных весов. Электронные весы должны быть подключены к компьютеру, а так же настроены параметры их подключения.
- Выберите команду Указать серии в командной панели табличной части документа.
- Будет открыто диалоговое окно Регистрация серий товаров, в которой надо указать серии и/или сроки годности.
- Если для вида номенклатуры установлено правило с типом политики Партии товаров, имеющие одинаковые номера серий (сроков годности, серийных номеров и сроков годности) , то в форме для каждой введенной серии необходимо указать количество товара.
- Если для вида номенклатуры установлено правило с типом политики Экземпляры товаров, имеющие уникальные серийные номера, то количество указанных серий (серийных номеров) должно соответствовать количеству единиц номенклатуры, для которой эти серии указываются (у каждой единицы товара есть свой серийный номер).
| Например, если в документе приходуется десять единиц товара, то в форме Регистрация серий товара необходимо указать десять серийных номеров. |
В нижней части формы Регистрация серий товара выводится информация о количестве серий, которое необходимо зарегистрировать и о том, сколько серий уже зарегистрировано.
Доставка
Настройка вариантов доставки в документе вынесено на отдельную закладку. На закладке Доставка осуществляется уточнение способа и адреса доставки от поставщика.
Доступность данной закладки определяется:
- Функциональной опцией Управление доставкой в разделе НСИ и администрирование - Склад и доставка - Доставка.
- Для ордерного склада - вариантом приемки товаров После оформления накладной, который задается функциональной опцией Оформление поступления доступно в разделе НСИ и администрирование - Склад и доставка - Склад. Вариант приемки так же может быть задан индивидуально для договора с поставщиком, на закладке Расчеты и оформление - Приемка товаров на ордерный склад.
На закладке требуется уточнить данные в следующих полях:
- Адрес доставки - заполняется тем адресом, который указан в последнем задании на перевозку для указанного поставщика или перевозчика. Если заданий на перевозку с данным поставщиком или перевозчиком нет, то подставляется адрес из последнего по дате создания заказа поставщику или документа поступления от данного поставщика или перевозчика. При необходимости адрес доставки может быть изменен. В списке выбора показываются все те адреса, которые зарегистрированы для поставщика или перевозчика, указанного в документе.
- Зона передачи товара - указывается территория или область, на которой планируется осуществление передачи товара от поставщика.
- Время передачи товара - указывается планируемое время получения товара от поставщика или перевозчика.
- Поставщик - указывается поставщик, от которого доставляется товар.
- Перевозчик - указывается перевозчик, который перевозит товар от поставщика. При способе доставки Без привлечения нашей транспортной службы перевозчик указывается справочно.
- Обратить внимание транспортной службы - флаг взводится и заполняется текстовая информация, если необходимо предупредить менеджера по доставке об особых условиях перевозки.
Закупка товара под деятельность с применением ЕНВД
В документе поставки на странице Дополнительно следует установить нужный вариант в поле Закупка под деятельность.
Возможность выбора доступна только в том случае, если задействована функциональная опция Раздельный учет товаров по налогооблажению НДС в разделе НСИ и администрирование - Финансовый результат и контроллинг - Учет товаров. Включение этой опции позволяет вести отдельный расчет себестоимости в момент продажи товаров в розницу ЕНВД. Себестоимость будет рассчитываться в первую очередь в соответствии с закупками тех товаров, которые закуплены под данную деятельность.
Оформление услуг и работ
Наряду с товарами в табличной части Товары могут быть перечислены услуги и работы. Для услуг обязательными для заполнения являются поля Подразделение-получатель, Статья расходов и Аналитика расходов, которые определяют дальнейший учет расходов, связанных с их приобретением. Для работ обязательным для заполнения является поле Подразделение-получатель. Если расходы, связанные с приобретением работы, требуется отнести на статью расходов, то следует установить признак Списать на расходы.
Редактирование порядка расчетов по документу
Уточнить порядок расчетов по документу, если он отличается от указанного в соглашении или договоре, можно на странице Дополнительно.
Возможные варианты изменения:
- по договорам --> по заказам или по накладным
- по заказам --> по накладным
- по накладным --> не изменяется
Редактирование порядка расчетов не разрешается в накладных, введеных по заказу. В этом случае порядок расчетов можно изменить в самом заказе.
Валюты документа
Для изменения валюты документа, валюты взаиморасчетов и курса взаиморасчетов следует использовать гиперссылку Валюты.
При изменении валюты документа будет предложено пересчитать цены и суммы документа. Пересчет производится по курсу на дату документа.
При изменении валюты взаиморасчетов курс будет рассчитан автоматически, а указанная сумма взаиморасчетов будет распределена по строкам документа.
При изменении курса сумма взаиморасчетов будет расчитана автоматчески.
Регистрация цен поставки и продажи
Регистрация новых цен продажи на основании цены, указанной в документе Приобретение товаров и услуг
- Нажмите на кнопку Создать на основании.
- Выберите пункт Установка цен номенклатуры.
Регистрация цен поставщика при поставке
- После проведения документа нажмите на кнопку Создать на основании.
- В появившемся списке выберите пункт Регистрация цен поставщика.
- Будет создан новый документ Регистрация цен поставщика, в котором будет заполнена информация о поставщике, соглашении и ценах, зарегистрированных в документе поставки.
Регистрация цен по документу поставки возможна только, если документ оформляется в рамках соглашения с поставщиком. В том случае, если документ поставки оформлен по заказу поставщику, то будут зарегистрированы цены только на те товары, которые не были включены в заказ поставщику (поставка сверх заказа).
Предусмотрена возможность автоматической регистрации цен поставщика по документу поставки, без ввода дополнительного документа Регистрация цен поставщика. Для автоматической регистрации цен поставщика установите флаг Регистрировать цены поставщика автоматически на странице Дополнительно. Если в документе поставки установлен вариант автоматической регистрации цен, то ввод документа Регистрация цен поставщика будет недоступным.
Регистрация заявления о ввозе товаров из ЕАЭС
Работа с заявлениями о ввозе из ЕАЭС производится при выбранной операции Ввоз из ЕАЭС.
Операция Ввоз из ЕАЭС доступна при включенной опции Импортные закупки в разделе НСИ и администрирование - Закупки - Импорт.
Заявление о ввозе товаров из ЕАЭС доступно для формирования и просмотра по гиперссылке внизу формы документа.
Оформление документов в электронном виде
Если с контрагентом существует договоренность об электронном взаимодействии, то документ учетной системы может быть получен от отправителя в электронном виде.
- При получении нового электронного документа программа автоматически создаст документ учетной системы соответствующего вида и заполнит его данными из электронного документа. Далее работа с таким документом осуществляется в обычном порядке.
- При получении новой версии электронного документа, ранее уже загруженного в систему, программа привязывает ее к существующему документу.
Этап обработки электронного документа, связанного с текущим документом учетной системы, выводится в Состояние ЭД в форме самого документа и в форме списка документов.
Состояние меняется автоматически в зависимости от выполненных операций над электронным документом.
Оформление закупки от подотчетного лица
Закупка через подотчетное лицо осуществляется с одноименной операцией документа.
При этом закупка может быть проведена с указанием конкретного партнера и контрагента, так и возможно оставить эти поля незаполненными, если контрагент неизвестен. При этом поставщик необязателен, только если покупка не облагается НДС.
При оформлении закупки от подотчетного лица также возможно выделять НДС, как и при закупке от поставщика. Отражение факта закупки, как относящейся к деятельности, облагаемой НДС или нет, производится на закладке Дополнительно.
Для отнесения проведенной закупки к авансовому отчету подотчетного лица нужно включить документ в авансовый отчет. Для этого в подвале документа предусмотрена гиперссылка Включить в авансовый отчет. Откроется окно подбора авансовых отчетов.
Закупка по чекам от разных контрагентов
Если подотчетное лицо произвело закупку товаров и услуг от различных контрагентов, и отчитывается по чекам, то в этом случае наряду с неуказанием контрагента и партнера в документе, в табличной части Товары для каждой закупаемой позиции появляется возможность указания чека, его номера, даты и наименования документа. Неуказание контрагента возможно, если в документе на закладке Дополнительно указано, что закупка не облагается НДС.
Оформление закупки табачной продукции
Если включена функциональная опция Вести учет табачной продукции и наступил срок оформления продаж табачной продукции с обязательным указанием кодов маркировки, то входящие документы, приходящие по ЭДО могут содержать с себе коды маркировки табачной продукции.
Поведение системы при оформлении закупок табачной продукции изменяется в зависимости от настройки Дата ввода обязательной маркировки табачной продукции.
Проверка поступившей маркированной табачной продукции производится в специализированной форме проверки и подбора табачной продукции помощью сканера штрихкодов, позволяющих считывать штриховые коды формата DataMatrix.
Просмотр поступивших кодов маркировки табачной продукции производится по команде Проверка поступившей табачной продукции.