Заявление на вычеты по НДФЛ

Документ предназначен для первоначального ввода и последующего изменения сведений о стандартных налоговых вычетах сотрудника ("личных" и "на детей"), которые будут учитываться при расчете НДФЛ. Прекращение действия отдельных вычетов также регистрируется этим документом.

В документе можно редактировать одновременно как сведения о вычетах на детей и личном вычете, так и по одной из этих групп вычетов. Доступность соответствующих элементов управления регулируется установкой или снятием флагов "Изменить вычеты на детей" и "Изменить личный вычет". Проведение документа с обоими снятыми флагами не допускается.

Сведения, внесенные в документ (и только они) будут применяться начиная с указанного в документе месяца налогового периода. Другими словами, в документ следует вносить исчерпывающую информацию о вычетах, которые следует применять с определенного месяца, все предыдущие сведения (введенные другими документам с меньшим месяцем налогового периода) перестают с этого месяца действовать. В связи с этим недопустимо вводить два заявления с одинаковым месяцем налогового периода.

Прекращение применения всех действующих стандартных вычетов сотрудника (например, если сотрудник собирается получать вычеты в другой организации) регистрируется документом "Прекращение стандартных вычетов НДФЛ".

Просмотр и изменение всех сведений о вычетах сотрудника (в том числе ввод этих документов) можно выполнять из раздела "Налог на доходы" карточки сотрудника.

Выбор организации и сотрудника

Если документ введен из карточки сотрудника, то поля "Организация" и "Сотрудник" автоматически заполняются соответствующими сотруднику данными и изменению не подлежат.

Если документ введен из журнала документов, то следует указать организацию, в которой будут предоставляться вычеты, и сотрудника этой организации. При этом если в программе ведется учет только по одной независимой организации, то эта организация заполняется автоматически.

Если же в программе ведется учет по нескольким независимым организациям, перед выбором сотрудника обязательно следует указать организацию, в которой требуется предоставлять вычеты, т.к. согласно п. 3 ст. 218 НК РФ "… стандартные налоговые вычеты предоставляются налогоплательщику одним из налоговых агентов, являющихся источником выплаты дохода…". После выбора организации в списке сотрудников будут доступны для выбора только сотрудники этой организации.

Если организация не указана, то выбор сотрудника невозможен, т.е. перед выбором сотрудника обязательно следует указать организацию.

Вычеты регистрируются применительно к физическому лицу в целом и действуют в рамках конкретной независимой организации. Т.е. если лицо занято в одной организации на нескольких местах работы, даже в подразделениях, имеющих различную регистрацию в ИФНС (ведено несколько элементов в справочник "Сотрудники"), то при выборе сотрудника в заявление в предлагаемом программой списке такому сотруднику будет соответствовать один элемент (физическое лицо).
Таким образом, в программе, в соответствии с НК РФ, нельзя:
• на один и тот же период (месяц налогового периода) зарегистрировать сотруднику применение вычетов в разных организациях;
• в рамках одной организации зарегистрировать сотруднику применение вычетов только по одному из мест его работы в этой организации.

Выбор месяца налогового периода

Одним из ключевых сведений о вычетах является месяц налогового периода, начиная с которого эти вычеты будут учитываться при исчислении НДФЛ.
При создании нового документа месяц заполняется автоматически в соответствии с текущей датой, установленной на компьютере. При необходимости он может быть изменен.

По умолчанию считается, что стандартные вычеты применяются нарастающим в течение налогового периода, а не в пределах месячного дохода налогоплательщика (подробнее см. настройки организации). Поэтому если указать, например, что сведения о вычетах применяются с января 2013 г., а первый расчет налога произвести по доходу за февраль 2013 г., то будет учтено право на вычет как за январь, так и за февраль.

Ввод сведений о предоставляемых вычетах

В табличной части "Вычеты на детей" перечисляются все вычеты на детей, которые должны применяться начиная с указанного месяца налогового периода. Каждому отдельному вычету (отдельному ребенку) должна соответствовать отдельная строка таблицы. В каждой такой строке указывается:

• Вид вычета на ребенка, который выбирается из справочника "Виды вычетов по НДФЛ". Для удобства выбор ограничивается только вычетами на детей, остальные виды вычетов (личные и т.п.) для выбора не предлагаются;
• Месяц налогового периода, по который (включая этот месяц) следует предоставлять выбранный вычет. По умолчанию он заполняется последним месяцем (декабрем) текущего налогового периода. При необходимости он может быть изменен, например, на конец года, в котором ребенку исполняется 18 лет. Месяц обязателен для выбора, оставлять его незаполненным не допускается.

Например, сотрудник написал заявление о предоставлении вычетов:
• на второго ребенка (22 года), который окончит обучение в июле 2013 года;
• на третьего ребенка, которому 18 лет исполнится в 2013 году, но он уже проходит обучение, которое планируется закончить в июле 2017 года;
• на четвертого ребенка, которому 18 лет исполнится в 2021 году.
В таблицу вносится три строки:
• вычет 115, предоставляется по июль 2013 г.;
• вычет 116, предоставляет по декабрь 2013 г. (планируется в следующем году уточнить, не потерял ли сотрудник право на вычет по этому ребенку и ввести новое заявление);
• вычет 116, предоставляется по декабрь 2021 г.

Для личного вычета указывается только его вид (код), который также выбирается из справочника "Виды вычетов по НДФЛ" (для удобства выбор ограничивается только личными вычетами).

Если по состоянию на месяц налогового периода, выбранный в документе, сведения о праве на вычеты уже зарегистрированы, то таблица заполняется этими сведениями автоматически. При необходимости эти сведения можно отредактировать и, начиная с указанного в документе месяца, будут действовать именно они. Т.е. вычеты в документе следует описывать исчерпывающе.