Ведомость в кассу / Форма документа / Справка
файлВедомость на выплату зарплаты через кассу
Документ предназначен для подготовки и печати платежной ведомости для передачи в кассу, а также для регистрации фактической выплаты по этой ведомости.
Что выплачивается по ведомости
Месяц выплаты и месяцы образования задолженности
Заполнение таблицы сотрудников
Заполнение документа
Предусмотрено автоматическое заполнение документа сотрудниками и суммами с учетом ранее зарегистрированных в программе сумм начислений, удержаний и выплат. Заполнение производится с учетом указанных в документе параметров.
На дату ведомости определяются кадровые данные сотрудников для автоматического заполнения – подразделение, способ выплаты аванса и т.п. Непосредственно полагающиеся к выплате суммы определяются согласно месяцу выплаты, дата ведомости на определение сумм не влияет (рассмотрено далее).
Кроме того, дата влияет на удержание сумм НДФЛ – сумма налога, которую следует удержать, определяется на эту дату.
Что выплачивается по ведомости
Все производимые сотрудникам выплаты можно условно разделить на три группы:
• выплата аванса, причем как по результатам предварительного расчета первой половины месяца, так и просто некоторой определенной суммой;
• выплаты в межрасчетный период, т. е. отдельно от выплаты аванса или зарплаты (суммы отпускных выплат и т. п.);
• выплата по результатам окончательного расчета за месяц (выплата зарплаты).
В ведомости обязательно должно быть указано, что именно по ней выплачивается (в поле Выплачивать). От этого напрямую зависит, какие суммы будут автоматически помещены в документ. При этом имеется возможность добавить или изменить способы выплаты.
Аванс
Если указано, что выплачивается аванс, то документ будет заполнен суммами аванса, согласно установленным для сотрудников способам его выплаты:
• Расчетом за первую половину месяца – суммы в ведомости будут заполнены в соответствии с результатами расчета, предварительно проведенного документом Начисление за первую половину месяца;
• Фиксированной суммой – будет заполнена сумма, указанная при назначении аванса сотруднику;
• Процентом от тарифа – будет заполнена сумма, составляющая указанный при назначении сотруднику процент от всего его ФОТ. При этом учитываются все начисления, составляющие ФОТ – учитывать только некоторые из них (например, только оклад) возможности нет.
Также при заполнении ведомости на выплату аванса учитываются суммы, начисленные межрасчетными документами, выплата которых была установлена с авансом.
Внимание! При заполнении сотрудников, выплата аванса которым установлена фиксированной суммой или процентом от тарифа, учитываются отсутствия сотрудников в месяце выплаты аванса. В документ не заполняются сотрудники, которые с 1 по 15 число месяца отсутствовали по причине неоплачиваемых отпусков и т. п. Сотрудники, находившиеся в оплачиваемом отпуске или на больничном, в ведомость на аванс заполняются.
Если учетная политика предприятия предполагает полноценный учет невыходов при выплате авансов, следует вместо назначения планового аванса использовать начисление за первую половину месяца.
Межрасчетные выплаты
Можно произвести выплаты по отдельным документам (больничные листы, отпуска, премии и т. п.), выплата которых была установлена в межрасчетный период.
В этом случае необходимо указать конкретные документы, которыми были зарегистрированы начисления. Документы выбираются в специальной форме, в которую следует перейти по ссылке. Ведомость будет заполнена в соответствии с выбранными документами.
Внимание! При выплате по конкретным межрасчетным документам учитываются только суммы, начисленные и удержанные по этим документам. Другие выплаты сотрудникам не анализируются и на заполнение ведомостей не влияют. Например, если перед выплатой отпускных уже был выплачен аванс, то суммы отпускных (и зарплаты за часть месяца, если она рассчитывалась в отпуске) будут заполнены в полном объеме, а не за вычетом аванса.
Если требуется такие выплаты учитывать, то можно в справочнике Способы выплаты зарплаты настроить способ, указав для него характер выплаты С зарплатой и требуемый вид документа-основания.
Зарплата за месяц
При выплате зарплаты за месяц ведомость будет заполнена согласно начислениям, зарегистрированным документами начисления зарплаты указанного месяца, а также межрасчетными документами, выплата которых была установлена с зарплатой.
Будет учтено сальдо на начало месяца выплаты, а также суммы, которые планировалось выплатить с авансом или в межрасчетный период, но по какой-то причине они выплачены не были.
Другими словами, ведомость будет заполнена так, чтобы погасить всю образовавшуюся перед сотрудниками задолженность.
Месяц выплаты и месяцы образования задолженности
При автоматическом заполнении ведомости по окончательному расчету (Зарплата за месяц) учитываются все зарегистрированные суммы по месяц, указанный в поле Месяц выплаты, включительно. При этом период регистрации ранее зарегистрированных сумм определяется по месяцу начисления (месяцу выплаты), указанному в соответствующих документах.
Даты документов (ведомостей) на заполнение в них полагающихся сумм и на отражение сумм в отчетах по зарплате влияния не оказывают.
При этом если имеются незакрытые взаиморасчеты за прошлые месяцы, то по щелчку на колонке К выплате или по кнопке Изменить зарплату можно посмотреть и при необходимости отредактировать сумму в разрезе этих месяцев.
При заполнении ведомости по остальным видам сумм (аванс, межрасчетные выплаты) учитываются документы, месяц начисления которых соответствует указанному в ведомости месяцу выплаты.
Месяц выплаты также влияет на регистрацию оплаты по ней – задолженность считается погашенной (или возникшей) именно этим месяцем. Дата ведомости на регистрацию оплаты не влияет. Например, зарплата за май была фактически выплачена в июне. Эта выплата будет учтена в аналитических отчетах программы за май, а не за июнь.
Подразделение
Если в ведомости указано подразделение, то при автоматическом заполнении в нее попадают только сотрудники, числящиеся в этом подразделении.
Выбрать подразделение можно в том случае, если при настройке программы не была выбрана возможность расчета и выплаты зарплаты по организации в целом.
Если суммы сотруднику регистрировались в разных подразделениях или по разным рабочим местам, то при заполнении будут учтены суммы по всем ним. Распределение сумм по рабочим местам можно посмотреть и при необходимости отредактировать в отдельной форме, которая открывается по щелчку на колонке К выплате или по кнопке Изменить зарплату.
Касса
Документ заполняется всеми сотрудниками, которым на текущий момент указано (или непосредственно в карточке сотрудника, или в карточке организации или текущего подразделения), что зарплата выплачивается через кассу.
При этом если касса не указана, ведомость заполняется всеми такими сотрудниками. При указании кассы ведомость заполняется только теми сотрудниками, для которых выплата назначена именно через эту кассу.
Заполнение таблицы сотрудников
Помимо перечисленных основных параметров, влияющих на заполнение ведомости, по ссылке рядом с кнопкой Заполнить можно настроить округление сумм и задать процент выплаты. Если ведомость уже заполнена, то после изменения настроек ее следует перезаполнить.
По умолчанию предлагается заполнить полагающиеся к выплате суммы без их округления, либо с округлением до рубля, десяти или ста рублей по правилам математики. В карточке способа округления имеется возможность изменить правило округления. Также можно расширить список способов округления, добавив и настроив собственные.
Если округление или процент выплаты требуется устанавливать одинаковыми в каждой создаваемой ведомости, то их можно единожды изменить в карточке способа выплаты. Тогда при создании ведомости на выплату с таким способом настройки округления и процента будут определены в ней автоматически.
По нажатию кнопки Заполнить таблица заполняется сотрудниками в соответствии с установленными в ведомости параметрами. При необходимости таблицу можно отредактировать. Например, можно вручную добавить сотрудника, которому установлено одно место выплаты, но разово выплата производится в другом месте. Добавление производится в режиме подбора (можно добавить сразу нескольких сотрудников), и суммы к выплате при этом заполняются автоматически.
Таблица заполняется в целом по физическим лицами. То есть если сотрудник имеет два места работы в организации (по совместительству), то в таблице он будет представлен одной строкой. Распределение сумм по рабочим местам можно посмотреть и при необходимости отредактировать в отдельной форме, которая открывается по щелчку на колонке К выплате или по кнопке Изменить зарплату.
В колонке НДФЛ к перечислению указываются суммы ранее исчисленного налога, которые теперь удерживаются (будут зарегистрированы как удержанные) при выплате по этой ведомости.
Как правило, редактировать эти суммы вручную необходимости нет. Однако рекомендуется проконтролировать, что они соответствуют ранее исчисленному, но еще не удержанному налогу. Просмотреть подробности и отредактировать сумму можно в отдельной форме, которая открывается по щелчку на колонке или по кнопке Изменить налог.