Правила обработки электронной почты / Форма элемента / Справка

Предназначена для создания и хранения условий автоматического распределения входящей и исходящей корреспонденции по папкам. Правила настраиваются для каждой Учетной записи электронной почты.

• В поле Условие необходимо выбрать наименование созданного правила - текстовое описание условия, по которому будут отбираться письма.
  • Текст может быть сформирован автоматически, исходя из настроенных условий.
  • Выберите наименование из выпадающего списка, после того как будут сформированы условия правила.
  • Если такое наименование слишком длинно, можно написать свое наименование. Поле является обязательным для заполнения.

• В поле Помещать в папку укажите, в какую папку попадут письма, удовлетворяющие заданным условиям. Для этого выберите папку из списка. Поле является обязательным для заполнения.

Ввод условий

Условия размещаются в списке, в котором указываются поля, по которым будет происходить отбор, значения полей отбора, при необходимости группируются поля отбора.

• Задать новое условие можно по команде Добавить новый элемент. Условий может быть несколько.
• В колонке Поле  выберите поле электронного письма, по которому будет производиться отбор. Для этого укажите нужное поле, затем нажмите кнопку Выбрать.
• В колонке Вид сравнения можно выбрать операцию сравнения, при этом кроме стандартных операций, например, Больше или равно, имеются нестандартные, например, В списке.
  • С помощью операции сравнения В списке можно задать список возможных значений для отбора, например, сюда можно поместить несколько почтовых ящиков партнера, с которых возможна отправка корреспонденции. Операция сравнения Не в списке является отрицанием предыдущей. Например, в другую папку нужно поместить остальные письма, кроме писем, полученных от перечисленных в списке отправителей.
  • С помощью операции Содержит или Не содержит можно использовать поиск по части поля (сочетанию букв) - наименования, темы, адреса, если полностью это поле неизвестно. Например, можно задать шаблон почтовых ящиков контактных лиц определенного партнера, если название сайта партнера известно. В этом случае письма с почтовых адресов с таким сочетанием букв будут помещены в одну папку.
  • Определить, есть ли в поле значение, можно с помощью операции Заполнено или Не заполнено. Например, с помощью такого условия можно в отдельную папку поместить письма, в которых не указана тема.
• Затем настройте Значение. Для этого в зависимости от выбранного поля и вида сравнения введите значение, или нажмите кнопку  Выбрать и выберите из предложенного списка значений нужное, или создайте свой список значений, например, список из нескольких адресов электронной почты партнера.
  • В качестве значения можно использовать поля документов Электронное письмо. Для использования этой возможности установите флажок Еще - Использовать в качестве значения поле. После этого можно  Выбрать нужное поле из списка.
• С помощью флажка Еще - Подробно можно добавить в список условий дополнительные колонки:
  • Режим отображения значения, по умолчанию установлен Быстрый доступ. Можно также выбрать Обычный или Недоступный.
  • Представление для колонки Значение.

Группировка условий

• Можно использовать несколько условий для более тонкого отбора. Это позволит облегчить работу с почтой, если на почтовый ящик компании поступает много электронных писем.
  • В этом случае по команде Сгруппировать условия к выделенным условиям необходимо применить логические операции И, Или, Не. Например, для того чтобы в папку определенного партнера попадали его письма, можно создать правило для папки партнера, а в условиях указать все адреса электронной почты партнера и объединить условия в группу по логической операции Или.
  • Если известно, что письма от данного клиента приходят только определенному сотруднику или с определенных адресов, то можно создать более точное условие для отбора почты также с помощью логической операции Или.
  • Для того чтобы использовать группировку условий, выделите одно из нужных условий, выполните команду Сгруппировать условия, выберите Тип группы - И, Или, Не. С помощью мыши перетащите остальные условия в группу или создайте их внутри группы.
  • Для того чтобы Добавить новую группу, выполните соответствующую команду меню Еще.
  • Отменить группировку можно с помощью команды Еще - Разгруппировать.
  • Поменять порядок условий в списке можно с помощью команд Переместить вверх и Переместить вниз меню Еще.
  • Если в правиле задается несколько условий без группировки, то по умолчанию к таким условиям применяется логическая операция И.
• Нажмите кнопку Записать и закрыть, после этого созданные правила начнут применяться для всех новых писем учетной записи (при получении писем и при изменении статуса писем, например, с нового на черновик и т.д.).Воспользуйтесь соответствующей командой в списке правил обработки электронной почты, для того чтобы применить правила к старым письмам.

См. также:

• Работа с формами.