Сотрудники

Под сотрудниками в программе понимаются как работники, с которыми оформлены трудовые отношения (трудовой договор), так и договорники – подрядчики и авторы, с которыми оформлены гражданско-правовые отношения (договор на выполнение работ или оказание услуг, договор авторского заказа).

Отличие сотрудников от физических лиц

Способы создания сотрудников в программе

Отличие сотрудников от физических лиц

С одним и тем же человеком может быть заключено несколько трудовых договоров, как одновременно (т. е. оформлено совместительство, при этом не только в разных организациях, но и внутри одной), так и последовательно (человек уволился из организации и через некоторое время был принят на работу вновь).

При этом информация о человеке как о личности (о «физическом лице», т. е. его персональные данные, такие как ФИО, пол, возраст и т. п.), не зависит от того, сколько трудовых договоров и на каких условиях с ним заключено. А информация о человеке как о сотруднике (место, условия работы, размер оклада, начисленной и выплаченной зарплаты и т. п.) будет различаться для одного и того же человека в зависимости от конкретного трудового договора.

В программе под сотрудниками понимаются физические лица (люди), с которыми у организации может быть заключен один конкретный трудовой договор в соответствии с Трудовым кодексом РФ. Если с одним и тем же человеком организация заключает, например, два трудовых договора, то в программе этот человек должен быть представлен двумя сотрудниками. Это позволит получать информацию о человеке как сотруднике по каждому такому договору отдельно (строить отчеты по начислениям в разрезе таких сотрудников и т. п.).

Наименования (представление) этих сотрудников в программе могут отличаться, что удобно для их поиска, выбора, получения информации по ним. При этом настоящие фамилия, имя и отчество человека хранятся отдельно и одинаковы для обоих таких сотрудников. Отдельно в специальном справочнике физических лиц хранится и вся остальная персональная информация о человеке, его личные данные.

Такой принцип хранения информации в программе связан не только с тем, что не требует повторно вводить персональные данные сотрудника при повторном оформлении трудового договора и при изменении вносить их в нескольких местах.

Другая причина, например, в том, что согласно Налоговому кодексу РФ налог на доходы физических лиц (НДФЛ) рассчитывается с учетом всех доходов физического лица у налогового агента (организации), а не отдельно по различным трудовым договорам с этой организацией. Также «сводно» по физическому лицу представляется в органы и отчетность по НДФЛ. Аналогичные положения содержатся в законе о страховых взносах.

Таким образом, каждый человек, с которым организация имеет трудовые отношения, в программе представлен отдельно как физическое лицо и отдельно как сотрудник. При этом одному такому физическому лицу могут соответствовать несколько сотрудников, если с ним было заключено несколько трудовых договоров.

Недопустимо чтобы в ситуации, когда с одним человеком одной организацией заключено несколько трудовых договоров, этот человек был представлен в программе не только несколькими сотрудниками, но несколькими различным физическими лицами, что можно назвать «дублирование физических лиц». Такое дублирование приведет к некорректным расчетам НДФЛ и некорректному формированию отчетности.

В связи с этим в программе данные о человеке как о сотруднике и как о физическом лице, с одной стороны, хранятся строго отдельно, с другой стороны, визуально представлены и могут редактироваться как в карточке сотрудника, так и в карточке физического лица.

Помимо трудовых договоров, с человеком могут заключаться договоры на выполнение работ, оказание услуг, договоры авторского заказа, т. е. договоры гражданско-правового характера (ГПХ) в соответствии с Гражданским кодексом РФ. В программе такие договоры могут быть оформлены также с сотрудником, работающим по трудовому договору. То есть если человек уже оформлен как сотрудник по трудовому договору, то не потребуется регистрировать сотрудника для оформления договора ГПХ.

Способы создания сотрудников в программе

При добавлении в программу нового сотрудника автоматически создается соответствующее ему физическое лицо и оно "привязывается" к сотруднику.
Личные данные человека при этом можно внести в карточку сотрудника, и они сохранятся в справочнике физических лиц. Нет необходимости отдельно открывать справочник физических лиц и вводить данные в него.

Если требуется зарегистрировать оформление с этим человеком другого трудового договора, то удобно создать нового сотрудника из специального раздела Работа карточки соответствующего физического лица.

Если же с целью регистрации нового трудового договора (для уже имеющегося в программе физического лица) ввести нового сотрудника непосредственно в справочник сотрудников, то при вводе повторяющихся ФИО программа сообщит, что похожее физическое лицо уже есть в программе и предложит выбрать его. При выборе произойдет "привязывание" этого физического лица к вводимому сотруднику. Таким образом, программа позволит избежать нежелательного дублирования физических лиц.

В карточке сотрудника нет возможности явно указать, что этому сотруднику соответствует определенное, уже ранее созданное физическое лицо, "отвязать" одно физическое лицо и "привязать" другое. Поэтому рекомендуется вводить "повторных" сотрудников из карточки соответствующего физического лица, а непосредственно в справочник вводить сотрудников внимательно, не допуская дублирования физических лиц.

При первой регистрации трудового договора с человеком допускается сначала создать соответствующее физическое лицо, а затем уже из карточки этого физического лица создать сотрудника. Этот способ следует использовать с осторожностью, поскольку он может привести к дублированию физических лиц.

Если дублирование все же было допущено, то объединить карточки можно с помощью специального помощника Объединение карточек с личными данными.

Создания сотрудника недостаточно для регистрации в программе его приема на работу по трудовому договору. Для завершения оформления необходимо ввести документ Прием на работу, указать в нем этого сотрудника и условия его трудового договора. Документ можно ввести непосредственно из карточки сотрудника.

Оформить в программе массовый прием на работу всех сотрудников, которые уже фактически работают на момент начала использования программы, можно с помощью специального документа Данные на начало эксплуатации. Он позволяет зарегистрировать основные условия сразу для нескольких сотрудников с определенного месяца. Для сотрудников, прием которых оформлен этим документом, можно уточнить реальную дату приема непосредственно в их карточках.