Подразделение

Каждая из организаций (входящих в предприятие) может иметь сложную структуру, состоять из различных подразделений, в том числе обособленных с точки зрения НК РФ (зарегистрированных в отдельных ИФНС).

Описываемые в программе подразделения используются, в первую очередь, в целях ведения кадрового учета: для каждого сотрудника обязательно указывается подразделение, в которое он принимается, в которое перемещается и т.п. Подразделения указываются и в штатном расписании, если оно ведется в программе. Во-вторых, зарплата сотрудников также регистрируется (учитывается) с привязкой (в разрезе) подразделений.
Соответственно, подразделения указывают в печатных формах, отчетах, формируемых по результатам ввода данных и проведения расчетов.

Для каждого подразделения в программе можно описать особенности, касающиеся отражения доходов его сотрудников бухгалтерском учете, места выплаты зарплаты его сотрудникам, территориальных условий для отчетности в ПФР и т.п.

При описании структуры организации в программе необходимо учитывать, что она считается единой для всех перечисленных целей: кадрового учета, расчета зарплаты, отражения в учете, формирования отчетности и т.п.

Структура подразделений может быть описана иерархически, т.е. некоторые подразделения могут являться "вышестоящими" для других. Это предоставляет дополнительные удобства при группировке данных в различных отчетах.

Карточка подразделения

Для удобства заполнения различных документов в карточке подразделения можно указать характерный для всех его сотрудников или их большинства график работы. Этот график будет использоваться для подстановки в них по умолчанию. Непосредственно на расчет зарплаты указанный для подразделения график не влияет. По умолчанию график подразделения заполняется значением, указанным в карточке организации.

Если в структуре организации имеются подразделения, являющиеся обособленным с точки зрения НК РФ, то в программе это отмечается специальным флагом. Флаг доступен, если в карточке организации указано, что она имеет обособленные подразделения.

"Обособленное подразделение организации – любое территориально обособленное от нее подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места. Признание обособленного подразделения организации таковым производится независимо от того, отражено или не отражено его создание в учредительных или иных организационно-распорядительных документах организации, и от полномочий, которыми наделяется указанное подразделение. При этом рабочее место считается стационарным, если оно создается на срок более одного месяца"

После установки флага появляется возможность для подразделения указать собственную регистрацию в налоговом органе. Эта информация используется при формировании отчетности по НДФЛ. Также появляется возможность указать размер районного коэффициента, отличный от размера коэффициента самой организации (см. настройки организации).

Аналогично настройкам организации, для подразделения можно указать собственный способ отражения зарплаты в бухгалтерском учете, территориальные условия для отчетности в ПФР и место выплаты заработной платы сотрудникам этого подразделения.
Эти настройки имеет смысл редактировать, если они отличаются от аналогичных настроек, принятых по организации в целом.

Если в карточке организации указано, что используется труд членов экипажей морских судов (для них расчет страховых взносов производится по специальному тарифу), то в карточке подразделения можно указать, что оно соответствует такому судну. Тогда страховые взносы всех сотрудников этого подразделения будут рассчитываться по такому тарифу.

В отличие от настроек места выплаты организации, для подразделения также имеется возможность указать, что выплата зарплаты его сотрудником производится так называемым "раздатчиком" и выбрать соответствующего раздатчика.

Если в программе ведется штатное расписание, но не ведется его история, то для вновь создаваемых подразделений следует указать, считаются ли подразделение сформированным, и дату формирования.
Если подразделение расформировано и его не планируется больше использовать в программе, то это также отмечается флагом и указанием даты расформирования.

Если история изменения штатного расписания ведется, то сведения о формировании и расформировании подразделения доступны только для просмотра. Изменяются они с помощью соответствующих документов.