Простой, отстранение от работы / Форма документа / Справка
файлПростой сотрудников
Документ предназначен для регистрации простоя одного или нескольких сотрудников, а также его оплаты:
• по причинам, не зависящим от работодателя и работника – в размере двух третей тарифной ставки;
• по вине работодателя – в размере не менее двух третей средней заработной платы;
• по вине работника – не оплачивается.
Доступно формирование печатной формы приказа о временной приостановке работ (простое).
Документ доступен, если в настройках расчета зарплаты выбрана соответствующая возможность.
Простой по не зависящим от работодателя и работника причинам
Закладка "Пересчет прошлого периода"
Заполнение документа
Указанным месяцем будут зарегистрированы все произведенные в документе расчеты – они будут отражены в ведомостях на выплату и отчетах за этот месяц.
Дата документа и его номер используются при формировании печатной формы приказа о приостановке работ.
Особенности вывода номера в печатную форму приказа рассмотрены далее в разделе Проверка и печать документа.
Если простой регистрируется не по всей организации, а по некоторому ее структурному подразделению, то его можно указать в документе. В этом случае при подборе сотрудников будут предлагаться только работающие в этом подразделении. Выбрать подразделение можно в том случае, если при настройке программы не была выбрана возможность расчета и выплаты зарплаты по организации в целом.
В зависимости от того, по какой причине произошел простой, выбирается вид простоя. От выбранного вида зависит то, как именно будет рассчитана его оплата (рассмотрено далее).
Основным условием при регистрации простоя является его период. Для расчета достаточно указать дату начала и окончания. В одном документе предполагается регистрация простоя, приходящегося на один месяц. Если начало и окончание периода простоя приходятся на разные месяцы, то в программе их следует зарегистрировать несколькими документами – по числу месяцев, на которые приходится период простоя.
Если в настройках расчета зарплаты была выбрана возможность регистрировать внутрисменные простои, то доступен флажок Простой в течение части смены. Его установка позволяет указать период простоя не в целых днях, а в часах в пределах выбранного дня.
Если согласно графику работы сотрудника в этот день предусмотрена работа с разным видом времени (например, в дневное и ночное время), то можно уточнить, на какое именно время придется внутрисменное отсутствие сотрудника. Это позволит правильно рассчитать оплату за разные виды времени.
В программе для оплаты одного вида простоя может быть описано несколько разных видов начислений, в чем-то отличающихся. Изначально таких начислений создано по одному на каждый вид простоя (Оплата простоя по независящим от работодателя причинам, Оплата простоя по среднему заработку, Простой по вине работника), и при начислении оно определяется автоматически.
Если же в программе было создано несколько начислений с назначением Оплата простоя по независящим от работодателя причинам, Оплата простоя по вине работодателя или Простой по вине работника, то в документе можно выбрать требуемое в настоящий момент начисление.
Расчет оплаты простоя
После указания основных условий простоя в таблицу на закладке Простои заносятся сотрудники, простой которых необходимо зарегистрировать (кнопки Подбор или Добавить).
При добавлении сотрудника в таблицу результат расчета оплаты простоя (для оплачиваемых простоев) сразу же отображается в одноименной колонке. Работа с результатами расчета производится так же, как она производится в документе Начисление зарплаты и взносов.
Если установлена выплата с авансом или в межрасчетный период (см. далее), то в документе производится также расчет НДФЛ и удержаний. Сводные данные доступны для просмотра непосредственно в таблице, а по ссылкам Подробнее о расчете НДФЛ и Подробнее о расчете удержаний можно в отдельных окнах ознакомиться с подробностями расчета.
Простой по не зависящим от работодателя и работника причинам
Оплата простоя, не зависящего от работодателя и работника, в программе производится в размере двух третей тарифной ставки, оклада (должностного оклада), рассчитанных пропорционально времени простоя. Конкретный способ расчета зависит от того, какая ставка установлена сотруднику – месячная, дневная или часовая, а также от того, за дни или за часы производится расчет.
Например, если сотруднику назначена "Оплата по окладу" и обычный график пятидневной рабочей недели, то его месячная тарифная ставка делится на количество дней по норме в этом месяце согласно его графику, и умножается на количество рабочих дней по графику за период простоя. Полученный результат умножается на 2/3.
Если сотруднику назначена "Оплата по часовому тарифу", то его часовая тарифная ставка будет умножена на количество часов по его графику за период простоя и на 2/3.
Изменить заложенный в программу способ расчета для этого вида простоя, например, оплачивать его в размере более чем 2/3, возможности нет.
Простой по вине работодателя
Оплата простоя по вине работодателя по умолчанию в программе производится в размере двух третей средней заработной платы. Для этого число оплачиваемых дней или часов простоя умножается на среднедневной или среднечасовой заработок и на 2/3.
Простой оплачивается по часам (из среднечасового заработка) для сотрудников с графиком суммированного учета рабочего времени, а также при внутрисменном расчете. В противном случае простой оплачивается по дням из среднедневного заработка.
Средний заработок в документе рассчитывается не как для оплаты отпусков и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска, а как для других случаев, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации. Просмотреть или изменить данные для расчета можно по ссылке Подробнее в колонке со средним заработком.
Если в организации используется индексация заработка, и она пришлась на период простоя, то сумма оплаты со дня индексации повышается на соответствующий коэффициент индексации. Если такая индексация зарегистрирована уже после начисления простоя, то его следует пересчитать или исправить.
Если в организации принята оплата простоя по вине работодателю в размере, например, более чем 2/3, то можно изменить формулу начисления Оплата простоя по среднему заработку.
Простой по вине работника
Простой по вине работника не оплачивается. Зарегистрированный документом период простоя не будет оплачен при последующем расчете зарплаты.
Планирование выплаты расчета
По умолчанию считается, что оплата простоя будет выплачена с зарплатой.
Если это не так, то в документе можно указать предполагаемый способ выплаты произведенных в нем начислений, а также изменить предполагаемую дату их выплаты.
Указание требуемого способа выплаты позволит автоматически заполнить эти суммы в соответствующей ведомости на выплату.
Указание планируемой дата выплаты может влиять на расчет НДФЛ и фигурировать в регистре налогового учета по НДФЛ.
Дата выплаты заполняется автоматически в зависимости от способа выплаты, в соответствии с датами выплаты зарплаты и аванса, указанными в карточке организации в разделе Бухучет и выплаты зарплаты:
• с авансом – датой ближайшей выплаты аванса;
• с зарплатой – датой ближайшей выплаты зарплаты.
Если начисление планируется выплатить в другой день, то дату следует изменить вручную.
Утверждение расчета
Если в программе работают пользователи с ограниченными правами, то в документе присутствует флаг Расчет утвердил. Он доступен только пользователям с доступом к данным о фактической зарплате. Пока этот флаг не установлен, оформление документа считается незавершенным.
Второй ответственный за документ (тот, кто утвердил расчет) указывается в документе в информационных целях (так же, как и основной ответственный).
Закладка "Пересчет прошлого периода"
Возможно возникновение ситуации, когда документ "забыли" ввести своевременно. Т.е. человек фактически отсутствовал, но это не было зарегистрировано в программе надлежащим образом, и за время отсутствия ему была начислена, например, зарплата.
Если период отсутствия, регистрируемый текущим документом, приходится на период, на который уже были зарегистрированы менее приоритетные начисления в предыдущих месяцах, то в документе производится перерасчет (сторнирование) этих начислений.
Если же такое "наслоение" регистрируется в одном месяце, это значит, что внесение исправлений еще возможно этим месяцем, и поэтому перерасчет не производится. Для исправления такой ситуации после ввода отсутствия необходимо пересчитать тот документ, которым в этом месяце на этот же период уже были зарегистрированы начисления.
Кроме того, перерасчет производится в документе-исправлении документа прошлого периода (рассмотрено далее).
Проверка и печать документа
При расчете или проведении документа выполняются проверки корректности его заполнения.
Появление сообщений вида "Не удалось подобрать вид начисления…" означает, что в списке начислений программы произошел сбой (например, в ходе переноса данных из программы прошлой версии) и в нем не оказалось актуального начисления с требуемым назначением. Для исправления этой проблемы необходимо самостоятельно описать начисление с требуемым назначением.
После проведения документа доступно формирование печатных форм:
• Приказ о временной приостановке работ (простое)
• Расчет среднего заработка
• Подробный расчет начислений
На закладке Дополнительно можно указать произвольное описание причины простоя для печатной формы приказа, а также отметить, что сотрудники во время простоя должны находиться на рабочих местах, для выбора соответствующей формулировки в приказе.
Некоторые особенности формирования печатной формы приказа могут быть заданы в Дополнительных настройках (раздел программы Настройка).
Имеется возможность изменить вид макета печатной формы с сохранением изменений при всех последующих формированиях этого макета (раздел программы Администрирование/Печатные формы, отчеты и обработки или меню Еще – Изменить макет… формы печати документа).
По ссылке Подписи, которая расположена под закладками документа, доступны поля для указания лиц, которые будут фигурировать в печатных формах.
Руководитель заполняется в соответствии с указанными в карточке организации данными.
Бухгалтер и работник кадровой службы заполняются указанными в прошлых документах лицами.
Исполнитель заполняется согласно данным, указанным в прошлом документе.
Выплата по документу
Если в документе установлена выплата расчета в межрасчетный период, то для удобства можно создать и заполнить ведомость на выплату непосредственно из документа. По кнопке Выплатить открывается помощник создания ведомостей.
Исправление документа
В некоторых случаях после оформления документа может потребоваться внести в него исправления, например, в случае уточнения каких-либо данных, влияющих на расчет.
Пока месяц начисления документа "не закрыт", исправления можно внести непосредственно в сам документ, в его исходный экземпляр. Если при этом по какой-то причине требуется оставить первоначальный вариант "для истории", то его можно оставить непроведенным, скопировать, и провести исправленную копию документа.
Однако если за месяц начисления в программе уже отражена выплата зарплаты или зарплата отражена в учете, то внесение исправлений в документ "задним числом" может привести к тому, что уже "зафиксированные" данные станут недостоверны. В таком случае можно отразить изменения одним из следующих месяцев, введя документ-исправление с помощью ссылки Исправить, которая появляется внизу документа.
По нажатию этой ссылки создается новый документ-исправление. На его закладке Пересчет прошлого периода сторнируются все начисления, зарегистрированные исправляемым документом.
Также могут сторнироваться пришедшиеся на новый период отсутствия (в случае его изменения) начисления, как и в обычном документе.
Если в программе установлена дата запрета изменения данных, и данные документа попадают под эту дату, то нет возможности внести изменения непосредственно в него. В этом случае исправления регистрируются только либо с помощью документа-исправления или сторнирования, либо путем временного изменения даты запрета.