Приложение позволяет создавать и использовать шаблоны для электронных писем, SMS, а также для любых других информационных сообщений, например, для push-уведомлений. С помощью шаблонов можно создать «заготовки» на все случаи жизни. Большинство информационных писем являются одинаковыми для всех клиентов, а отличаются именно названиями клиентов. Всегда легче изменить письмо, которое создано из шаблона, чем писать новое письмо.

Можно использовать шаблоны сообщений, если содержание писем может повторяться, например, в таких случаях:

■ уведомления о создании/изменении счетов, заказов и др. документов;

■ рассылка расчетных листков сотрудникам организации;

■ поздравления с днями рождения, праздники и др.;

■ печать приказов с возможностью их рассылки по адресатам;

■ приглашения на вход для внешних пользователей;

■ типовые письма клиентам и контактным лицам.

Для настройки шаблонов необходимо установить роль Добавление и изменение шаблонов сообщений.

Для создания информационных сообщений по шаблону не требуется особых прав, достаточно прав на работу с соответствующими документами или списками.

Настройки приложения

Для того чтобы использовать Шаблоны сообщений, включите флажок в разделе Администрирование– Органайзер – Заметки, напоминания, анкетирование, шаблоны сообщений. После этого становится доступной ссылка Шаблоны сообщений, с помощью которой можно открыть список шаблонов, подробнее см. раздел Список шаблонов.

Ввод шаблонов сообщений

Ввод шаблонов можно осуществить:

■ В списке Шаблоны сообщений (подробнее см. раздел Список шаблонов).

■ Из списка документов – в списке выбора шаблонов сообщений (подробнее см. раздел Контекстный ввод шаблона).

■ Сформировать по шаблону в исходящем электронном письме с помощью кнопки. В этом случае в шаблон будут включены некоторые поля текущего исходящего электронного письма. Подробнее о вводе исходящих электронных писем см. раздел документации Взаимодействия.

Список шаблонов

В список шаблонов можно перейти по команде Шаблоны сообщений в разделе Интегрируемые подсистемы (часть 2).

Администратор может открыть список по ссылке Шаблоны сообщений в разделе Администрирование– Органайзер – Заметки, напоминания, анкетирование, шаблоны сообщений.

Список состоит из колонок:

■  – наличие вложений в шаблоне электронного письма (подробнее см. раздел Шаблон электронного письма);

■ Наименование;

■ Шаблон для;

■ Назначение.

Для удобства поиска шаблонов в списке предусмотрены отборы.

С помощью кнопки  можно отобрать Шаблон для:

■ Всех сообщений;

■ Электронного письма;

■ Сообщения SMS.

В поле Назначение можно отобрать шаблоны:

■ Все;

■ Общий – в приложении имеется возможность сделать шаблон для любого сообщения;

■ Демо: Заказ покупателя;

■ Демо: Контрагенты;

■ Демо: Счет на оплату покупателю;

■ Оповещение клиента «Изменение заказа»– шаблон сообщения для клиента об изменении статуса заказа.

Для создания шаблона нажмите кнопку Создать шаблон, выберите вид шаблона из выпадающего меню:

■ Электронного письма (Подробнее см. раздел Шаблон электронного письма);

■ Сообщения SMS (Подробнее см. раздел Шаблон сообщения SMS).

Шаблон электронного письма

В шаблоне заполните необходимые поля.

Наименование напишите так, чтобы было понятно, как используется шаблон.

В поле Назначение с помощью кнопки  предлагается выбрать, для каких документов или списков предназначен данный шаблон:

■ Общий – используется для всех списков и документов;

■ Демо: Заказ покупателя;

■ Демо: Контактные лица партнеров;

■ Демо: Контрагенты;

■ Демо: Счет на оплату покупателю;

■ Демо: Физические лица;

■ Оповещение клиента «Изменение заказа»;

■ Проведение опросов.

Заполните поле Тема – кроме текста в поле можно вставлять различные параметры.

Напишите текст сообщения. Для формирования текста сообщения также можно использовать автоматически заполняемые параметры. Текст можно форматировать. Основные команды форматирования представлены в виде кнопок над текстовым полем. Все команды форматирования можно найти в меню Еще.

С помощью команды меню Еще можно вставить картинку. Изменить размер картинки можно дважды кликнув по ней мышью. После этого появляется меню с вводом новых размеров графического изображения. Напишите нужный размер.

В окне Параметры в правой части шаблона для вставки в поле Тема и в текст сообщения представлены различные реквизиты: поля выбранного документа, а также Общие реквизиты.

Параметры шаблона выводятся в виде преставлений на языке пользователя. При открытии и сохранении выполняется конвертация параметров.

С помощью кнопки можно Добавить в список дополнительный параметр.

С помощью кнопки  выберите Тип параметра:

■ Строка,

■ Дата,

■ Демо: Заказ покупателя;

■ Демо: Контактные лица партнеров;

■ Демо: Контрагенты;

■ Демо: Организации;

■ Демо: Списание безналичных денежных средств;

■ Демо: Счет на оплату покупателю;

■ Демо: Физические лица;

■ Проведение опросов.

Напишите Представление параметра – оно будет показываться в окне Параметры и выводиться в выбранные поля шаблона.

Напишите Имя параметра – имя параметра для приложения. Допускается только ввод букв, без пробела и других символов.

Например, введем параметр типа Строка с представлением Дополнительная информация иименем ПараметрДополнительнаяИнформация.  Введенный параметр будет размещен в группу Произвольные.

Реквизиты с помощью левой кнопки мыши можно перенести в нужное поле (поле Тема или текст сообщения). К сообщению можно прикрепить вложения с помощью ссылки в правой нижней части шаблона. Кроме печатных форм и документов, имеется возможность прикрепить также свою Кнопку для оплаты Яндекс.Касса с помощью флажка.

С помощью команд меню Еще в окне Печатные формы и вложения можно добавить в список другие печатные формы и управлять списком печатных форм.

Выбранные форматы печатных форм перечисляются в ссылке ниже окна Печатные формы и вложения. Перейдите по ссылке, для того чтобы добавить в список нужные форматы.

Включите флажок, для того чтобы Упаковать в архив печатные формы.

Включите флажок, для того чтобы Транслитерировать имена файлов. В этом случае сформированные печатные формы и файлы будут иметь имена, содержащие только латинские буквы и цифры для возможности переноса между различными операционными системами.

Включите флажок, для того чтобы добавить в печатные формы факсимильные Подпись и печать. Подробнее см. раздел документации Печать.

С помощью кнопки  выберите из списка пользователей, которым будет доступен данный шаблон. По умолчанию шаблон доступен всем.

Об использовании созданных шаблонов см. раздел Использование шаблонов сообщений.

Шаблон сообщения SMS

Наименование напишите так, чтобы было понятно, как используется шаблон сообщения.

С помощью кнопки  выберите Назначение шаблона. Подробнее см. раздел Шаблон электронного письма.

При необходимости включите флажок Отправлять в транслите.

Напишите текст сообщения. Кроме текста SMS-сообщения, в поле можно вставлять различные автоматически заполняемые параметры.

В правой части шаблона в окне Параметры для вставки в текст сообщения представлены различные реквизиты выбранного документа, а также Общие реквизиты.

С помощью кнопки  выберите пользователей из списка, которым будет доступен данный шаблон. По умолчанию шаблон доступен всем.

Подробнее см. раздел Шаблон электронного письма.

Об использовании созданного шаблона см. раздел Использование шаблонов сообщений.

Формирование шаблона внешней обработкой

По умолчанию сообщение формируется из шаблона.

При вводе шаблона с помощью команды меню Еще можно указать, что Сообщение формируется внешней обработкой. Выберите из списка нужную дополнительную обработку.

После выбора внешней обработки доступна возможность предварительного просмотра шаблона сообщения, где автоматически заполняемые параметры выделяются цветом, а также в поле Внешняя обработка указываются сведения о дополнительной обработке.

Подробнее о внешних обработках см. раздел Дополнительные отчеты и обработки.

Проверка работоспособности шаблона

Сразу после создания и в любой момент времени можно проверить работоспособность шаблона сообщения с помощью кнопки Проверить шаблон.

Использование шаблонов сообщений

Создать письмо, SMS или информационное сообщение по шаблону сообщений можно для следующих документов или списков:

■ Демо: Заказы покупателя;

■ Демо: Контрагенты;

■ Демо: Организации;

■ Демо: Списание безналичных денежных средств;

■ Демо: Счета на оплату покупателям;

■ Демо: Физические лица.

Для создания шаблона сообщений не требуется особых прав, достаточно прав на работу с соответствующими документами или списками.

Например, в документе Списание безналичных денежных средств для упрощения заполнения поля Назначение платежа можно применить ранее сохраненный шаблон.

Для отправки печатных форм, создания письма или сообщения SMS по шаблону нажмите кнопку  Отправить, выберите Отправить SMS или Отправить письмо.

Также можно это сделать в окне документа (элемента списка). Если шаблонов для создания письма или сообщения SMS не было настроено, то по команде Отправить SMS открывается окно ввода сообщения SMS (подробнее см. раздел документации Отправка SMS).

Отправка печатных форм

С помощью команды Отправить письмо можно отправить печатные формы выделенного документа без предварительного просмотра. Это можно сделать, даже если шаблонов писем не было настроено.  Если были настроены шаблоны сообщений SMS или электронных писем, они выводятся в списке. При необходимости можно отправить печатные формы, не используя шаблоны писем.  Для этого в списке выберите значение Без шаблона. Выберите печатные формы с помощью флажков, при необходимости включите флажки, для того чтобы:

■ Дополнительно упаковать в архив (``zip) – уменьшить объем вложений;

■ Переводить имена файлов в транслит – в этом случае все имена файлов будут написаны на латинице, это требуется, т. к. некоторые ОС не воспринимают имена файлов на русском языке;

■ Подпись и печать – включите флажок, для того чтобы вставить в печатную форму факсимиле подписи с печатью. Для этого необходимо произвести дополнительные настройки. Подробнее см. раздел документации Печать;

■ Подписать - включите флажок, для того чтобы подписать печатную форму с помощью электронной подписи. Для этого необходимо произвести дополнительные настройки. Подробнее см. раздел документации Электронная подпись.

Нажмите Сформировать. Заполните необходимые поля письма (подробнее см. раздел документации Взаимодействия или Работа с почтовыми сообщениями).

Отправка SMS-сообщений и писем по шаблону

Выберите нужный шаблон из списка для создания сообщения SMS или электронного письма, например, Уведомление об отправке предложения по сотрудничеству.

Если нужных шаблонов в списке нет, то создайте шаблон с помощью кнопки - это позволит создать пустое письмо или сообщение и потом добавить свой текст. Подробнее см. раздел Контекстный ввод шаблона.

При формировании электронного письма (сообщения SMS) по шаблону существенно сокращается время ввода:

■ заполнен список получателей, который можно отредактировать;

■ текст и тема заполнены (можно вносить необходимые изменения);

■ в шаблоне электронного письма добавлены «постоянные» вложения (можно добавить еще вложения).

Для создания сообщения SMS или электронного письма после выбора шаблона нажмите кнопку Сформировать или дважды кликните по наименованию в списке. Остается только добавить получателей, заполнить недостающие поля или изменить имеющиеся поля.

Для изменения шаблона выделите наименование в списке, выполните команду Изменить меню Еще.

При вводе исходящего электронного письма можно использовать ранее созданные шаблоны (подробнее о работе с электронными письмами см. раздел документации Взаимодействия). Для этого предназначена кнопка Сформировать по шаблону. Также можно выполнить аналогичную команду меню Еще. Открывается список выбора шаблонов, в нем перечисляются шаблоны с назначением Общий (Подробнее см. раздел Шаблон электронного письма). Выберите из списка нужный шаблон, нажмите кнопку Сформировать.

Внимание! Если ни одного шаблона электронного письма с назначением Общий не было подготовлено заранее, то кнопка и команда Сформировать по шаблону будут недоступны.

Контекстный ввод шаблона

Ввести шаблон письма или сообщения SMS можно прямо в списке документов – из списка выбора шаблонов. Встав на нужный документ, нажмите кнопку , выберите действие:

■ Отправить SMS;

■ Отправить письмо.

Для настройки нового шаблона в списке нажмите на кнопку Создать . В зависимости от выбранной команды заполните поля:

■ шаблона сообщения SMS (подробнее см. раздел Шаблон сообщения SMS);

■ шаблона электронного письма (подробнее см. раздел Шаблон электронного письма).

Роли для работы с шаблонами сообщений

Для настройки шаблонов сообщений в приложении предусмотрены следующие роли:

Роль	Краткое описание
Добавление и изменение шаблонов сообщений	Дает право на настройку шаблонов сообщений.
Добавление и изменение личных шаблонов сообщений	Дает право на настройку личных шаблонов сообщений.
Чтение шаблонов сообщений	Дает право на просмотр и использование шаблонов сообщений