В процессе осуществления деятельности предприятию может потребоваться предоставить своим сотрудникам право подписывать электронные документы, например, для отправки отчётности в налоговые органы, выставление счета клиенту, оформление закрывающих документов и т.д.

С января 2022 года законодательно было введено понятие машиночитаемых доверенностей (МЧД). МЧД – это электронный документ XML, заполненный по утвержденному формату, содержащий сведения о доверителе, представителе и его полномочиях.

■ Доверитель – ответственное лицо, разрешающее выполнение операций другим организациям или физическим лицам по доверенности;

■ Представитель – организация или физическое лицо, принимающее на себя ответственность действовать от лица Доверителя в рамках вверяемых ему полномочий по доверенности. Им может быть как штатный сотрудник организации, так и сторонний представитель (физическое лицо, юридическое лицо или ИП).

Внимание! До сентября 2024 года, в соответствии с Федеральным законом от 04.08.2023 № 457-ФЗ, продлена возможность использования сотрудниками сертификатов юридических лиц без машиночитаемой доверенности, если срок их действия к этому моменту не истек (выдача таких сертификатов с 01.09.2023 ограничена).

С 1 сентября 2024 года, в соответствии с Федеральным законом № 536-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» от 19.12.2022,  физические лица,  действующие по доверенности от организации или индивидуального предпринимателя, должны использовать квалифицированные сертификаты для физических лиц в связке с машиночитаемой доверенностью (МЧД) в едином формате. Подробнее см. раздел Формат МЧД 003.

Для того чтобы позволить сотруднику использовать МЧД для подписания электронных документов, нужно выполнить следующие шаги:

■ Оформить заявку на выпуск подписи в аккредитованном удостоверяющем центре.

Для использования электронной подписи физическому лицу необходим сертификат ключа электронной подписи – документ, который содержит открытый ключ подписи и информацию о ее владельце. Приобрести сертификат электронной подписи можно, например, в Удостоверяющем центре фирмы "1С".

В приложении есть возможность подготовки заявления на выпуск нового квалифицированного сертификата (или продление существующего) в Удостоверяющий центр фирмы "1С". При этом заявление на новый сертификат оформляется с предоставлением пакета документов в обслуживающую организацию в бумажном виде. Подготовленный комплект документов необходимо передать уполномоченному представителю обслуживающей организации.

Продлить (перевыпустить) ранее полученный действующий сертификат можно, подписав заявление, оформленное в электронном виде (безбумажное продление сертификата). Подробнее см. раздел документации Электронная подпись.

■ Выбрать полученный сертификат при подписании.

Для того чтобы использовать сертификат в приложении, он должен быть предварительно установлен в личное хранилище сертификатов на устройстве. Подробнее см. раздел документации Электронная подпись.

■ Создать МЧД в приложении или загрузитьиз файла или реестра ФНС**.**  Подробнее см. разделы Создание МЧД в приложении, Загрузка МЧД из файла, Загрузка МЧД из реестра ФНС.

После того как все шаги выполнены сотрудник сможет подписывать электронные документы своей подписью в рамках указанных полномочий.

Формат МЧД 003

В настоящее время существует несколько видов МЧД. Их разрабатывали Федеральные органы исполнительной власти (ФОИВ).

Основные виды МЧД:

■ ФНС. B2B – для взаимодействия с контрагентами, в том числе для работы с электронными передаточными документами. B2G – для сдачи налоговой отчётности.

■ ФСС. Применяется в системе электронного документооборота и в будущем, на портале Социального фонда России.

■ Прочие – МЧД, разработанные для различных специализированных информационных систем на основании Приказа Минцифры РФ от 18.08.2021 №858.

Не все госпорталы поддерживают определённые виды машиночитаемой доверенности. Например, B2G разрабатывалась ФНС, и другие ведомства с ней работать не могут.

В марте 2023 года на портале Госуслуг появился единый формат МЧД версии 003, который разработал Минцифры. Этот тип машиночитаемой доверенности позволяет вести взаимодействие с контрагентами и почти со всеми госорганами, используя один документ вместо двух, то есть объединяет в себе возможности B2B и B2G форматов. Например, если бухгалтер сдает отчетность и подписывает документы от контрагентов, то эти функции можно оформить одной доверенностью. Новый формат МЧД упрощает процесс передачи данных для всех участников электронного документооборота.

Список МЧД

Все машиночитаемые доверенности хранятся в приложении в специальном справочнике. Доверенности попадают в этот список разными способами:

■ автоматически, путем загрузки из узла распределенного реестра ФНС;

■ вручную, путем ввода и подписания МЧД руководителем предприятия;

■ вручную, путем загрузки МЧД контрагентов, полученных, например, по электронной почте.

СписокМЧДнаходится в разделе Справочники.

 

Также открыть список МЧД можно, перейдя по гиперссылке в списке Настройки электронной подписи и шифрования (раздел Администрирование – Общие настройки).

 

Список состоит из колонок:

■ Номер доверенности (в реестре) – единый регистрационный номер доверенности, генерируется автоматически после подписания;

■ Наименование – наименование доверенности, при автоматическом заполнении включает в себя Представителяи Доверителя;

■ С– дата выдачи доверенности;

■ По– дата окончания действия доверенности;

■ Код НО – код налогового органа, в отношении которого действует доверенность;

■ Статус в реестре ФТС- если МЧД была предварительно зарегистрирована в реестре Федеральной таможенной службы (ФТС), то в списке отображается ее текущий статус;

■ Возможность передоверия– передоверие МЧД может бытьоднократное или многократное. Доверенность с правом однократного передоверия может быть передоверена только один раз   (подробнее см. раздел Передоверие МЧД);

■ Это передоверие– возможностьпередоверия может быть ограничена или запрещена;

■ Номер (внутренний) – внутренний номер доверенности, генерируется автоматически.

 

В списке можно:

■ Ввести новую доверенность с помощью кнопки Создать (подробнее см. раздел Создание МЧД в приложении);

■ С помощью кнопки Загрузить можно загрузить МЧД из файла (подробнее см. раздел Загрузка МЧД из файла) или из реестра ФНСподробнее см. раздел Загрузка МЧД из реестра ФНС)

■ С помощью кнопки  Выгрузить в файл можно на выбор выгрузить доверенность как для предоставления в налоговые органы, так и только для подписания документов. Выгрузка выполняется архивом вместе с файлами подписей;

■ С помощью кнопки Доверенность можно распечатать МЧД (подробнее см. раздел Создание МЧД в приложении);

■ Найти нужную доверенность с помощью отбора по Сертификату, Доверителю, Представителю ( Наименование, ИНН, СНИЛС).

В списке с помощью значков визуально отображается состояние доверенностей. Для того чтобы посмотреть, что означают значки состояния МЧД, нажмите раздел Легенда в нижней части списка.

Создание МЧД в приложении

Форма МЧД должна соответствовать требованиям, утвержденным приказом Минцифры России от 18.08.2021 № 857 «Об утверждении единых требований к формам доверенностей, необходимых для использования квалифицированной электронной подписи».

В доверенности должны быть указаны:

■ информация о МЧД — название и номер, срок действия;

■ данные доверителя (физлица, ИП или юрлица);

■ данные представителя и полномочия, которые он получает;

■ возможность передоверия;

■ электронная подпись, которой подписана МЧД.

Создать машиночитаемую доверенность своей организации можно в списке МЧД по кнопке Создать.
Откроется форма регистрации машиночитаемой доверенности, в которой необходимо заполнить данные Доверителя, Представителя, Полномочий, а также Иных сведений.

В поле Доверитель выберите нужную Организацию или заполните вручную**.** При выборе организации поля заполняются автоматически. При необходимости сведения о доверителе можно отредактировать, перейдя по ссылке Уточнить реквизиты.

 

В открывшемся окне можно выбрать Вид организации: Юридическое лицо или Индивидуальный предприниматель. С помощью флажка можно также указать, является ли организация иностранной или филиалом другой компании.

Также Доверителем может выступать Физическое лицо, действующее от имени юридического лица без доверенности. Таким лицом может быть, например, генеральный или финансовый директор организации. 

В поле Представитель необходимо указать тип данных (Контрагент, Организация или Физическое лицо). Создать нового представителя можно из карточки МЧД по кнопке , а затем выбрать представителя из соответствующего справочника, обязательные реквизиты (ФИО, Дата рождения, СНИЛC, Документ, удостоверяющие личность) представителя заполняются автоматически, а по кнопке Еще можно Заполнить все поля.

 

В доверенности можно указывать текстовое описание полномочий и выбирать их из классификатора полномочий ФНС. Подробнее см. раздел Полномочия МЧД.

После заполнения всех реквизитов доверенности ее необходимо Подписать. Для подписания потребуется предварительно установленный на устройство сертификат электронной подписи (подробнее см. раздел документации Электронная подпись).

Если был установлен флажок Зарегистрировать в распределенном реестре ФНС, то с помощью кнопки Зарегистрировать в реестре отправьте доверенность на регистрацию в ФНС.

Распределенный реестр представляет собой базу данных, состоящую из узлов операторов реестра, в том числе одним из узлов является ФНС России (далее – ФНС). Фирма «1С» также имеет свой узел и является оператором реестра.

После отправки статус доверенности примет значение Ожидает регистрации. Регистрация доверенности в ФНС обычно происходит в течение нескольких часов, в некоторых случаях может занимать до двух рабочих дней.

После регистрации и проверки статус доверенности изменится на статус В реестре. Статус МЧД можно Обновить с помощью соответствующей гиперссылки в самой доверенности.

Также обновить статус доверенностей можно прямо в списке доверенностей в меню Еще – Обновить статус из реестра ФНС.

Если при регистрации в ФНС выявлены проблемы, например, при неверных данных доверителя или представителя, статус МЧД примет значение Отменена.

Если предполагается использовать доверенность для подписания документов, предоставляемых в таможенные органы, ее надо Регистрировать в реестре ФТС.

Готовую доверенность можно напечатать из списка МЧД, а также и в самой карточке МЧД с помощью кнопки .

Если доверитель и представитель работают в разных приложениях, после регистрации МЧД доверитель, используя кнопку Выгрузить в файл, может выгрузить xml-файл доверенности, файл подписи и передать их для загрузки в базу представителя.

Полномочия МЧД

В доверенности можно указывать:

■ Полномочия в машиночитаемом виде – выбираются из классификатора ФНС;

■ Полномочия в текстовом виде – вводятся в произвольной форме;

■ Полномочия не ограничены – это доверенность с полными полномочиями.

По умолчанию во время создания доверенности в ней содержится текст Не выбрано.

Важно! Если включена возможность передоверия, полномочия можно выбрать только из классификатора.

Классификатор служит для быстрого выбора полномочий сотрудника и корректного их отображения в машиночитаемой доверенности (МЧД). Классификатор полномочий – это ресурс, который содержит перечень полномочий представителя, указываемого в МЧД. Всем полномочиям в классификаторе присваивается уникальный идентификационный номер.

Обязанность вести и заполнять классификатор возложена на Минцифры. Порядок работы с инструментом утверждён приказом ведомства от 18.08.2021 № 856. Актуальный классификатор размещён на сайте «Единой системы нормативной справочной информации» (ЕСНСИ).

С помощью кнопки Выбрать из классификатора будет открыт список полномочий, где можно просмотреть конкретное полномочие и, используя флажок, выбрать нужное.

Бывают ситуации, когда необходимо ввести ограничение полномочия, например, если юридические лица и предприниматели расплачиваются между собой наличными – важно соблюдать лимит в 100 000 рублей.

Для того чтобы ввести данное ограничение в поле Ограничения полномочий,с помощью кнопки Добавить выберите подходящее из классификатора, например, Лимит по сумме, сумма прописывается вручную.

Установленную настройку полномочий можно сохранить.

Для этого нажмите на кнопкуСохранить настройку полномочий , в открывшемся окне напишите Имя сохраняемых настроек, например, Для подписания УПД, договоров и актов.

Впоследствии можно будет применить раннее сохраненные настройки. Нажмите на кнопку Загрузить настройку полномочий , выделите нужные настройки в списке и нажмите кнопку Выбрать.

С помощью команды контекстного меню Ещеможно Обновить классификаторы полномочий.

Загрузка МЧД

Доверенности могут быть загружены в список МЧД двумя способами:

■ путем загрузки МЧД контрагентов, полученных разными способами связи, например, по электронной почте;

■ путем загрузки из распределенного реестра МЧД ФНС.

Загрузка МЧД из файла

Доверенность, подготовленную в стороннем приложении, можно получить по электронной почте или через мессенджеры.  Для того чтобы загрузить МЧД из файла на устройстве в приложение нажмите на кнопку Загрузить из файла.Загрузить можно несколько файлов доверенностей МЧД одновременно, а также доступна загрузка архива.

 

МЧД загружается в базу со всеми реквизитами, но находится в статусе Черновик, поэтому с помощью кнопки Проверить нужно проверить МЧД на соответствие файла утвержденному формату и соответствие подписи полученного файла.

Если в приложении загружен только файл с доверенностью, то ее подпись можно загрузить отдельно в самой доверенности с помощью меню Еще – Добавить подпись из файла..

Загрузка МЧД из реестра ФНС

В приложении есть возможность вручную загрузить доверенность из распределенного реестра ФНС в списке доверенностей. Загрузить можно как доверенности организации, так и доверенности контрагентов с помощью кнопки Загрузить из реестра ФНС.

В открывшемся окне при загрузке доверенности нужно указать номер загружаемой доверенности, ИНН доверителя и ИНН представителя. Затем с помощью кнопки Загрузить осуществляется поиск доверенности в распределенном реестра ФНС и загрузка ее в основную базу.

После успешной загрузки откроется карточка машиночитаемой доверенности (МЧД). Если эта доверенность была загружена в систему ранее, вы увидите карточку с информацией о найденной доверенности.

В случае, если по каким-либо причинам невозможно загрузить доверенность, появится окно с описанием возможных причин этой проблемы и рекомендациями по их устранению. Например, может потребоваться перепроверить ИНН.

Передоверие МЧД

В любой компании бывают случаи, когда руководители сильно загружены и готовы делегировать какую-либо задачу с рабочими документами другим лицам в организации, например, руководитель компании выдал МЧД главному бухгалтеру для подписания всей электронной отчетности. В свою очередь, главный бухгалтер оформляет МЧД на своего сотрудника, которому делегирует право на подписание только первичных документов. Но при этом необходимо, чтобы в выданной изначально доверенности на главного бухгалтера была указана возможность передоверия.

Передоверие машиночитаемой доверенности (МЧД) возможно на основании ст. 187 ГК РФ п. 1. Лицо, получившее доверенность, может передать свои полномочия другому лицу, если это право указано в доверенности или если обстоятельства требуют такой передачи для защиты интересов выдавшего доверенность лица.

Руководитель юрлица, глава филиала или представительства юрлица могут самостоятельно выдавать МЧД с правом передоверия. В этом случае заверять МЧД у нотариуса не требуется.

В других случаях МЧД, выданную в порядке передоверия, необходимо заверить у нотариуса. Например, бухгалтер, который делегирует выпуск доверенностей другому сотруднику, должен обратиться к нотариусу для оформления Нотариальной доверенности.

Передоверить полномочия можно физлицу (сотруднику или фрилансеру), ИП или юрлицу (сторонней фирме, например, оказывающей юридические или бухгалтерские услуги).

Для возможности последующего передоверия при создании МЧД необходимо установить флажок Разрешить передоверие.

Из выпадающего списка с помощью кнопки  укажите сколько раз допускается передоверие МЧД:

■ Однократное передоверие;

■ Многократное передоверие;

При однократном передоверии представитель может передавать полномочия один раз, после чего действие доверенности прекращается. Многократное передоверие позволяет представителю передавать полномочия нескольким лицам последовательно.

Нажмите кнопку Передоверить  для того, чтобы передать полномочия по доверенности в списке МЧД или в самой доверенности.

При создании передоверия полномочия передаются автоматически из родительской доверенности. 

Выберите Доверителя из списка представителей родительской доверенности. Полномочия можно выбрать только из списка указанных в доверенности.

При этом ограничения полномочий нельзя удалять, но можно снять флажки. Текстовые полномочия переносятся без изменений, их нельзя редактировать.

Передоверенные МЧД не могут быть выданы на срок, превышающий срок действия основной доверенности. Например, если руководитель выдал своему заместителю МЧД на полгода, то заместитель не сможет передоверить МЧД на другого сотрудника на год.

Также есть возможность просмотреть всю Цепочку передоверия. 

Важно! В любой цепочке передоверия МЧД всегда существует родительская (первичная) доверенность. Если она перестает действовать, то все передоверенные МЧД также становятся недействительными.

В печатной форме выводятся реквизиты всех доверенностей МЧД.

Нотариальная доверенность

Руководитель компании может оформить доверенность только на первом уровне. Если руководитель выдал МЧД с правом передоверия на физическое лицо (сотруднику организации), физическое лицо уже не сможет самостоятельно выдать МЧД другому сотруднику. Для этого ему придется обратиться к нотариусу в соответствии с требованием Гражданского кодекса. 

Для выпуска нотариально заверенной МЧД доверитель должен обратиться к нотариусу, предъявляя следующие документы:

■``паспорт;

■``паспортные данные уполномоченного лица;

■``актуальная выписка из ЕГРЮЛ, свидетельствующая о правоспособности юрлица;

■``корневая доверенность (выдаётся генеральным директором);

■``перечень полномочий, которыми требуется наделить уполномоченное лицо.

После предоставления и проверки документов, нотариус создает документ, где указаны сведения о будущей доверенности – информацию о доверителе и доверенном лице, период действия, полномочия и возможности передоверия. Далее подписывает ее своей КЭП.

Когда МЧД создана и подписана, нотариус выгружает ее в Распределенный реестр ФНС и в личный кабинет заявителя на портале нотариата. Оттуда ее можно загрузить себе на устройство.

С помощью кнопки Проверить, можно убедиться в подлинности подписи нотариуса. Если подпись верна, она будет подтверждена приложением. В противном случае появится сообщение о проблеме.

Реквизиты нотариальной доверенности можно просмотреть в ее печатной форме.

Отмена МЧД

В приложении есть возможность отменить доверенность. Отменить доверенность можно, как и в списке машиночитаемых доверенностей, так и в самой доверенности, воспользовавшись командой Еще – Отменить.

Откроется окно, в котором нужно будет указать Причину отмены доверенности, а затем нажать на кнопку Отмена доверенности. После этого необходимо подтвердить отмену с помощью электронной подписи.

Таким образом, можно отозвать доверенность напрямую из распределенного реестра ФНС, после чего доверенность становится недействительной.

Важно! Необходимо сообщить контрагентам о том, что доверенность теперь отозвана.

Подписание файла с использованием МЧД

Если в приложении включена возможность использования электронной подписи, то для сохраненных файлов становится доступным подписание с выбором машиночитаемой доверенности.

Важно! Редактируемый файл недоступен для подписания МЧД.

С помощью кнопки  Электронная подпись и шифрование в выпадающем списке выберите Подписать. После выбора сертификата для подписания, если установлен флажок По доверенности, приложение автоматически подбирает доверенность, на основании которой осуществляется подписание. По кнопке выбора из списка можно выбрать доверенность вручную, при этом выполняется автоматическая проверка.

Для того чтобы добавить подпись к файлу приложения, воспользуйтесь командой Добавить электронную подпись из файла. Команду можно использовать, например, если подпись (файл подписи) была получена позже, чем подписанный файл, при этом подписи будут загружены вместе с машиночитаемыми доверенностями с сопоставлением по ИНН подписанта.

В карточке файла можно увидеть результат последней проверки электронных подписей без необходимости перепроверки.

Приложение выдаст предупреждение, если при проверке обнаружится, например, что данные доверенности некорректны.

Для получения подробной информации о состоянии электронной подписи необходимо дважды кликнуть по нужной строке.

Кроме того, приложение может выдать сообщение о необходимости проверки подписи МЧД. Если полномочия представителя успешно подтверждены, и доверенность соответствует документу, то при нажатии на кнопку Проверена, индикаторы в протоколе поменяют свой цвет на зелёный, а статус подписи сменится на Проверена.

Роли для работы с машиночитаемой доверенностью

Для работы с электронными подписями и шифрованием необходимо назначить следующие роли:

Роль	Краткое описание
Полные права	Дает право на изменение всех доступных свойств любых машиночитаемых доверенностей.
Базовые права БСП	Дает право на просмотр результатов проверки машиночитаемой доверенности в подписи.
Добавление и изменение машиночитаемых доверенностей	Дает право добавлять машиночитаемые доверенности, отправлять в распределенный реестр, загружать из реестра, загружать и выгружать в файл.
Чтение машиночитаемых доверенностей	Дает право выбрать доверенность при подписании, просмотр доступных данных доверенности.